Чек-лист - що це? Як скласти чек-лист?

Встигнути зробити все, нічого не забути і ні в чому не помилитися! Ви будете здивовані, але саме з подібними думками лягають спати або встають вранці багато сучасні люди. Які тільки методи і засоби не використовуються для підвищення професійної та особистої продуктивності. Хтось ставить будильники і нагадування на особистих електронних пристроях, хтось «по старинці» обклеює все навколо себе різнокольоровими стікерами. Але існує і дійсно зручний варіант, який працює - чек-лист. Що це таке і чи всім підійде цей чарівний засіб?

Чарівні списки, перевірені в польотах

Вважається, що спочатку чек-листи почали використовуватися в авіації. Управління літаком включає в себе ряд виконання безлічі складних операцій у певній послідовності. І без системи нагадувань навіть досвідчений пілот з помічником може помилитися, а помилки в такій справі можуть нести тотальні наслідки. Саме тому в якості додаткової «страховки» авіаторам на кожен політ пропонується чек-лист. Що це? По суті, список, що складається з окремих дій, необхідних до виконання, в даному випадку організований в правильної послідовності. Так як цей інструмент ідеально працює в авіації, його взяли на озброєння і цивільні люди, професії яких далекі від авіаційних.

Кому будуть корисні чек-листи і для чого?

Щоденні системи нагадувань знадобляться будь-якій людині, що бажає підвищити особисту продуктивність. Тайм-менеджмент - це область знань, основні принципи та техніки якої однаково успішно може використовувати і керівник, і підприємець-початківець і будь-яка домогосподарка. Змінюється тільки конкретика, так як у кожного виду діяльності своя специфіка. У своєму стандартному варіанті чек-лист – це перелік дій і завдань. Але якщо це необхідно, можна скласти його у вигляді списку якихось окремих предметів. Багато ведуть списки покупок – а це, по суті, теж чек-листи, так само як і будь-який кулінарний рецепт, записаний стовпчиком у вигляді набору компонентів з рекомендаціями щодо дозування. Між іншим, практично у всіх закладах громадського харчування такі нагадування висять на кухні для кухарів, щоб ті могли готувати швидше, користуючись підказками по вазі порції і кожного конкретного продукту, що використовується в певній страві. Найчастіше чек-лист створюється для однієї людини, але якщо певна задача буде вирішуватися групою осіб, список також виручить. У цьому випадку необхідно розбити справа/кінцеву мету на підпункти, кожен з яких буде виконувати один працівник. Далі кожна задача закріплюється за певним виконавцем, і при необхідності той розписує її для себе поетапно в особистому чек-листі.

Загальні правила складання

Якщо ви хочете стати продуктивніше і встигати більше без зайвої метушні, саме час спробувати скласти свій перший чек-лист. Такий план повинен мати чітку структуру і привабливий зовнішній вигляд. Бажано також дотримуватись тимчасову послідовність (відмовитися від неї можна, якщо всі завдання безстрокові). Уникайте довгих пунктів, бажано, щоб кожне завдання виражалася 3-4 словами, і обов'язково використовуйте дієслова. Як скласти чек-лист, який буде працювати? Все просто – оберіть зручний для себе формат: папір, замітка в телефоні або файл на комп'ютері. Все у вас повинно бути дві колонки, в першій буде записаний номер і сформульована сама задача, а в другій – ставиться відмітка по мірі виконання. Фахівці радять не викреслювати зроблені справи, а саме позначати галочками або хрестиками.

Формулюйте завдання правильно

Для того щоб ваші чек-листи дійсно почали працювати, важливо навчитися правильно формулювати завдання. Справи, що виконуються регулярно, можна не розписувати на підпункти, а ось разові завдання та доручення бажано розбивати на підпункти. Наприклад: переговори з новими клієнтами бажано записати як мінімум з 3 позначками, виділивши для себе ті теми, які необхідно обговорити. Якщо ж вам необхідно відправити щоденний звіт, пишемо завдання одним пунктом. Обов'язково записуйте все, що ви дійсно можете забути. Для скорочення часу виконання справ можна також робити у чек-листі і розгорнуті позначки, наприклад, вносити контактну інформацію тих, з ким ви плануєте зв'язатися.

Корисні поради

Деякі фахівці з ділового планування радять записувати в чек-лист завдання так, як ніби вони вже виконані. Відповідно писати не «треба зробити» а «зроблено!». Це досить ефективний, з точки зору психології, прийом, однак до нього потрібно звикати деякий час. Зручно використовувати і систему маркування. Вибирайте найбільш зручний для себе варіант: текстовыделители, підкреслення. Але постарайтеся не захоплюватися виділенням, інакше у вас вийде дуже строкатий і яскравий чек-лист. Заповнення списку справ слід вести одним кольором, а для виділення використовуйте не більше двох кольорів, відзначаючи справді найважливіше.

Не намагайтеся встигнути все

Популярний питання серед тих, хто тільки починає працювати зі списками справ: чек-лист - що це, план роботи на тиждень або щоденний? Довгострокові цілі і справи необхідно записувати окремо. Чек-лист же - це міні-список, розрахований на один день. Загальна кількість пунктів не повинна перевищувати 20. В іншому випадку ви не впораєтеся або переутомитесь, а ці обидва варіанти не мають нічого спільного з продуктивністю. Складання чек-листа може стати регулярним вечірнім або ранковим ритуалом. В кінці дня саме час переглянути свій список і зрозуміти, чи всі намічені справи були виконані в потрібному обсязі.

Перевірка обов'язкова

Отже, припустимо, ви закінчили складання свого першого чек-листа. Що ж робити далі? Все просто, тепер саме час уважно його прочитати і перевірити. По-перше, важливо дійсно нічого не забути і не упустити. По-друге, під час перевірки ви можете щось змінити і доповнити при необхідності. І тільки якщо вас все влаштовує, можна брати чек-лист на роботу. Постарайтеся не забувати вчасно ставити позначки про виконання справ. Якщо вам здається, що створення чек-листів – це довго і складно, поспішаємо вас переконати. Для зручності можна зберігати деякі шаблони, наприклад, списки для збору речей у відрядження, або основні завдання на кожен день (за умови, що вони повторюються). У середньому заповнення чек-листа займає не більше 10-15 хвилин разом з перевіркою, важливо лише вибрати час, коли вас ніхто і ніщо не буде відволікати.

Інструмент для аналізу

Чек-лист - це не тільки інструмент для нагадування і підвищення продуктивності. Використовувати списки справ можна і в корпоративному середовищі. Керівник може становити чек-листи для своїх підлеглих і з їх допомогою відстежувати і контролювати процес виконання завдань. Стане в нагоді даний інструмент і в тому випадку, якщо ви тільки починаєте працювати над собою, шукаєте найбільш відповідні методики і варіанти розподілу денної активності. У цьому випадку також необхідно щодня перевіряти кількість або процентне співвідношення виконаних справ і невирішених завдань і далі формувати нову програму на наступний день на основі отриманих результатів. Виходить, що на запитання: «Чек-лист - що це таке?» можна відповісти наступним чином: інструмент для підвищення та оцінки продуктивності.