Помічник керівника: обов'язки та вимоги

Помічник керівника — посада, яка присутня в структурі кадрів практично будь-якого російського великого або середнього підприємства. Часто фахівці, що займають відповідну позицію, розглядаються як секретарі, які мають досить обмеженим спектром функцій і обов'язків. Але це абсолютно некоректний підхід до розуміння специфіки даної посади. Помічник керівника може бути наділений самим широким спектром повноважень. Вимоги до його кваліфікації і компетенції можуть бути дуже високими. Яка специфіка посади, про яку йде мова? Які типові права та обов'язки помічника керівника в російській компанії?

Специфіка посади

Що це за посада - «помічник керівника»? Обов'язки такого співробітника — які вони? У більшості випадків під посадою «помічник керівника» розуміється секретар. В окремих варіантах даними словосполученням позначається позиція заступника директора — але це характерно, як правило, для невеликих компаній. У більш або менш великих бізнесах обов'язки особистого помічника керівника зводяться головним чином саме до секретарським функцій. Яким саме? Насамперед це діловодство, робота з кореспонденцією, рішення завдань, пов'язаних з організацією різноманітних зустрічей та інших заходів, в яких бере безпосередню участь керівник фірми. Обов'язки секретаря (помічника) керівника також практично завжди включають прийом телефонних дзвінків в офісі.




У деяких випадках відповідна посада диференціюється на кілька різновидів. Так, секретарі, що виконують переважно технічну роботу — прийом телефонних дзвінків, обробку кореспонденції і т. д., іменуються референтами. У свою чергу, ті фахівці, які відповідають за організацію заходів і діловодство, називаються офіс-менеджерами. Є точка зору, що для такої посади, як помічник керівника, обов'язки та повноваження передбачаються ширші в порівнянні з типово секретарськими. Зокрема, такі можуть виражатися в необхідності особистої присутності на заходах, в яких бере участь керівник — корпоративах, ділових переговорах, святах. Помічник в цьому випадку може відповідати за презентації, які підготував керівник, або ж за іміджеву складову участі у заході свого начальника. Можна відзначити, що в трудових книжках посаду помічника керівника найчастіше позначається саме як «секретар».

Вимоги до помічника керівника

Розглянемо такий аспект, як типові вимоги до кандидатів на посаду «помічник керівника». Обов'язки, які передбачається виконувати співробітникові на відповідній позиції, вимагають наявності певних навичок і кваліфікацій. Конкретний їх перелік багато в чому визначається посадовий специфікою діяльності секретаря. Так, якщо діяльність помічника керівника буде переважно відповідати позиції референта, то вимоги в цьому випадку будуть не настільки жорсткими: середня освіта, мінімальний досвід роботи, базові навички роботи з ПК та офісною технікою. У свою чергу, якщо в компетенції помічника керівників будуть входити деякі менеджерські функції, то перелік вимог в цьому випадку буде більше, а посадові обов'язки припускати більш високий рівень кваліфікації кандидата на посаду секретаря. Типовий набір навичок, якими повинен у більшості випадків володіти помічник керівника, такий: знання поширених іноземних мов, володіння популярними комп'ютерними програмами для роботи з документами, зображеннями, презентаціями. Важливий аспект вимог до кваліфікації помічники керівників — особисті якості. До таких прийнято відносити ввічливість, уважність, доброзичливість, відповідальність, готовність до вирішення нових завдань. Переважний віковий інтервал кандидата на посаду помічника керівника в багатьох організаціях — 18-35 років. Але, безумовно, є підприємства, які особливо цінують досвід працівника, і тому охоче беруть людей набагато старше. Багато фірм, разом з тим, воліють набирати на роботу, що передбачає виконання функцій, які характерні для помічника керівника, фахівців без великого досвіду. Це може бути обумовлено специфікою сегмента бізнесу, в якому здійснює діяльність компанія. В деяких випадках краще навчити співробітника роботи в фірмі, яка, умовно кажучи, відкрила перше в Росії виробництво мікропроцесорів для смартфонів і планшетів, з нуля, з зануренням у всі необхідні нюанси такого високотехнологічного сегмента бізнесу, ніж намагатися пояснити досвідченому людині, що старі методи вирішення завдань у будь-яких випадках не працюють.

Основні обов'язки

Розглянемо більш детально характеризують таку посаду, як помічник керівника, обов'язки. Вище ми відзначили, що такі багато в чому зводяться до секретарським функцій. Але це не завжди так. Часто буває, що помічник керівника компанії, особливо якщо мова йде про велику організації, залучений до прийняття ключових управлінських рішень. Він може супроводжувати переговори, в яких бере участь начальник — і не тільки в технічному аспекті, але також і підключатися до відповідним діалогам, висловлювати думки, поради. У ряді випадків керівник може делегувати своєму помічникові деякі свої функції — наприклад, у частині інформування колективу підприємства про яких-небудь значимих управлінських рішеннях. Безумовно, працівник на даній посаді часто виконує роботу, пов'язану із забезпеченням комфорту діяльності свого начальника — в частині стеження за тим, щоб у його кабінеті був оптимальний мікроклімат, завжди був, умовно кажучи, свіжий чай, щоб основна техніка, якою користується керівник, стабільно функціонувала.

Режим роботи

Отже, ми тепер знаємо, які характеризують таку посаду, як помічник керівника, посадові обов'язки. Наступне наше завдання — вивчити специфіку режиму роботи співробітника на відповідній позиції. Безумовно, в загальному випадку помічник виконує свої обов'язки за графіком, встановленим ТК, тобто в рамках 8-годинного робочого дня, 5 днів в тиждень. Але на практиці можливі суттєві відхилення від відповідного режиму. Подібні сценарії можуть бути характерні для такої посади, як помічник керівника з додатковими обов'язками. Справа в тому, що фахівець, який працює на даній позиції, може бути залучений не тільки у справи своєї компанії, але також розв'язання задач, не пов'язаних прямо з внутрішньокорпоративними активностями. Так, помічник, який володіє відповідними повноваженнями, може направлятися у відрядження, на семінари, конференції. Працівник також може здійснювати якісь посередницькі обов'язки між своїм керівником і менеджерами, що працюють в інших організаціях — наприклад, в частині документообігу або реалізації спільних проектів. Графік роботи при вирішенні подібних завдань, звичайно ж, може бути далеким від того, що передбачено ТК. Фактично він стає ненормованим, часто — більш подовженим в порівнянні зі стандартними 8 годинами.

Зміст посадової інструкції

Розглянемо, яким чином може виглядати посадова інструкція помічника керівника. Структура відповідного документа, як правило, починається з загальних положень. У них може бути зазначено, що помічник керівника відноситься до категорії фахівців. Таким чином, вже на рівні локального джерела права компанія може зафіксувати той факт, що людина на цій посаді — не менеджер (не замдиректора). З високою ймовірністю — секретар або, наприклад, особистий помічник керівника з додатковими обов'язками.

Посадова інструкція помічника: загальні положення

В «Загальних положеннях» посадової інструкції також можуть бути присутніми формулювання, що відображають кваліфікаційні вимоги до фахівця. Наприклад, про те, що помічник керівника повинен мати професійну освіту і певний стаж роботи. Іноді в цій же частині посадової інструкції фіксується сфера бізнесу, в якій людині бажано мати досвід ведення діяльності. В «Загальних положеннях» фіксуються ключові компетенції співробітника. Вони можуть виражатися у вимогах до знання структури менеджменту підприємства, внутрішньої і зовнішньої політики компанії-роботодавця, принципів комунікацій фірми з органами влади та іншими організаціями, стандартів, що характеризують діловодство, правил ділової комунікації, а також норм внутрішнього трудового розпорядку в компанії.

Посадові обов'язки помічника

Наступний ключовий розділ інструкції - «Посадові обов'язки». Яка його специфіка? В цьому розділі фіксуються головним чином функціональні обов'язки помічника керівника. Такими можуть бути: планування робочого дня начальника (в аспекті зустрічей, дзвінків, співбесід), організація технічного забезпечення роботи керівника (в частині замовлення транспорту, організації ділових зустрічей), участь у відрядженнях, ділових переговорах, ведення протоколів та інших документів, забезпечення взаємодії керівників підприємства з іншими структурами фірми, ведення комунікацій з державними органами.

Права помічника

Посадова інструкція завжди включає права, якими володіє помічник керівника. Обов'язки, передбачені специфікою посади, завжди доповнюються відповідними преференціями. Отже, якими правами володіє працівник на даній посаді? Цікаво, що з ними цілком корелюють обов'язки помічника керівника підприємства. Так, наприклад, право підпису і візування тих чи інших документів виникає у зв'язку з необхідністю періодичної роботи з таким джерелами. Приклад іншого права працівника на відповідній посаді — запитувати від безпосереднього керівництва, а також від інших фахівців фірми, необхідну інформацію для включення у документи. Правом вимагати від начальника забезпечення комфортних умов у роботі також володіє помічник керівника. Посадові обов'язки людини на відповідній позиції можуть бути пов'язані з періодичною відправкою і отриманням документів — і ці процедури повинні здійснюватися при використанні різних технічних засобів. Секретар вправі очікувати забезпечення повного доступу до таких.

Відповідальність помічника

Отже, ми вивчили те, що входить в обов'язки помічника керівника, а також те, яким може бути спектр його прав. Але в більшості посадових інструкцій для фахівців даного профілю є ще один розділ - «Відповідальність». Які формулювання можуть бути присутніми в ньому? Помічник керівника найчастіше несе відповідальність за: неналежне виконання обов'язків, передбачених інструкцією, про яку йде мова, але в межах, які зафіксовані в ТК РФ; правопорушення, що здійснені ним в ході діяльності — знову ж таки, в межах російського законодавства; за заподіяння шкоди — в межах, зафіксованих у Трудовому, Цивільному кодексах РФ та інших джерелах права.

Резюме

Отже, ми вивчили специфіку такої посади, як помічник керівника, обов'язки та вимоги, що характеризують дану позицію у структурі кадрів підприємства. Спеціаліст, який виконує відповідну роботу, найчастіше виконує секретарські функції, але може мати значно більш широкі повноваження. У рідкісних випадках поняття «помічника керівника» відповідає посаді заступника директора, але це характерно в основному для невеликих підприємств. У «класичної» трактування словосполучення «помічник керівника» робота людини на відповідній позиції може бути наближена до функцій референта, діловода або, наприклад, офіс-менеджера. У трудовій книжці помічника керівника, швидше за все, буде запис «секретар» або «референт», хоча багато що, безумовно, залежить від корпоративних стандартів, прийнятих в конкретній організації. Потреба в тому, щоб запрошувати на роботу фахівців даного профілю, характеризує діяльність керівників більшості російських підприємств. Ефективна робота топ-менеджера залежить від того, наскільки якісно буде вирішувати свої завдання його помічник — здавалося б, другорядні з точки зору практичного управління підприємством, однак на ділі виключно значущі для організації. Робота секретаря — найважливіша в структурі комунікацій колективу, який очолює керівник фірми. Відзначимо, що в багатьох фірмах практикується призначення відразу кількох помічників директора. При цьому статус і повноваження кожного можуть розрізнятися. Один фахівець може відповідати як раз-таки за секретарські функції, інший — бути офіс-менеджером, третій — супроводжувати керівника на заходах. При цьому менеджери по кадрам можуть практикувати взаємозамінність співробітників в рамках відповідних напрямків активності.