Офіс-менеджер: необхідні навички та обов'язки

У сучасному суспільстві з'явилося багато нових професій, про які ще кілька десятків років тому навіть і не чули. Але нововведення поступово і вірно входять у наше життя, і вчорашні школярі замислюються про вічне питання «ким бути». Дівчат особливо приваблює професія «офіс-менеджер». Що собою являє ця робота, і які навички необхідно мати, розглянемо в цій статті.

Що за менеджер такий

З назви зрозуміло, що посада «офіс-менеджер» пов'язана з перебуванням в кабінеті і управління поточними справами підприємства. Працівник має справу з документацією, різною інформацією і відвідувачами. В основному обов'язки офіс-менеджера пов'язані з документами. Всім зрозуміло, що накази, довідки та інші папери повинні бути правильно оформлені, зареєстровані і відповідно зберігатися. До того ж будь-яке підприємство завжди відвідують клієнти, замовники або партнери, і їх необхідно грамотно розподілити, щоб люди потрапили до потрібного людині. Всю що надходить ззовні інформацію також приймає офіс-менеджер, обов'язки якого – правильно розподілити дані по підрозділах.




З приходять в організацію людьми першим спілкується також працівник даної професії. І часом саме цього контакту буває досить, і не треба відволікати вищих за посадою людей. Офіс-менеджер може дати потрібну відвідувачеві інформацію або який-небудь документ. Якщо ж потрібен контакт з іншими людьми, визначає зручний для всіх час прийому.

Безпосередні обов'язки

Отже, ми розібралися, хто такий офіс-менеджер. Обов'язки:

Робота з вхідною та вихідною документацією. Систематизуючи всі надходять листи (як електронні, так звичайні), може давати необхідні відповіді. Якщо це компетенція інших осіб, передає у відповідні служби.

Є сполучною ланкою між відвідувачами і начальством. Реєструє відвідувачів, записує на прийом, допомагає з рішенням первинних питань.

Всі телефонні дзвінки і факси також надходять спершу до офіс-менеджера.

Готує необхідні документи, такі, як накази, постанови, виписки.

Збирає потрібну інформацію і становить з нею звіти, готує аналітичні зведення.

Підготовка до нарад та конференціям також входить у коло його обов'язків.

Відповідальний за оснащеність офісу всіма необхідними приналежностями. Відповідно, веде плановий облік наявності та потреб у матеріальних цінностях. Бере участь в закупівлі та прийнятті матеріальних цінностей.

Офіс-менеджер, обов'язки якого дуже різнобічні, є, по суті, «господарем» офісу. Багато справ лежить на його плечах, і вся робота установи може зірватися без правильного і грамотного керівництва.

Як зайняти вакантне місце?

Щоб влаштуватися на роботу, насамперед потрібно розповісти і показати роботодавцю, хто ви такий. Для цього використовуються всілякі анкети і резюме. Резюме офіс-менеджера, як і іншого офісного працівника, повинно містити базові пункти, на які звертають увагу.

Основні пункти резюме

Ф. В. О.

Контактні дані.

Освіту.

Досвід роботи і досягнення.

Особистісні якості.

До основних пунктів бажано додати щось від себе. Слід постаратися зацікавити потенційного роботодавця з тим, щоб із загальної маси він вибрав саме вас. Хоча сама по собі може здатися нудною така робота, офіс-менеджер не загрузне в рутині. Від людини на даній посаді чекають креативу і самодостатності, тому і на відповідне резюме відразу звернуть увагу.

Оригінально представляємо себе

Резюме офіс-менеджера, звичайно, повинно містити основні, звичні всім пункти. Але й одноманітні анкети теж всім вже набридли. Особливо небезпечно використовувати кліше, які набили оскому.

Резюме - це не що інше, як самореклама. А офіс-менеджер представляє собою всю організацію. Для цього, насамперед, потрібно зуміти представити себе.

Складають анкети, як правило, на комп'ютері, і тому слід її красиво оформити. Бажано робити підзаголовки, кожну думку виділяти в окремий абзац. Цим ви покажете своє вміння чітко та логічно мислити.

Не слід захоплюватися довгими пропозиціями, як правило, їх не прочитують до кінця і перемикаються на іншу.

Не бійтеся писати про свої захоплення, але не розтягуйте їх на півсторінки.

Все ж головне для офіс-менеджера – наявність грамотності, чіткості і логічності, тому, складаючи резюме, пишіть без помилок, коротко і по суті.

Описуючи свої обличчястісні якості, пам'ятайте, що офіс-менеджер повинен бути товариський, вміти знаходити контакт з будь-якою людиною і бути при цьому доброзичливим.

Яка необхідна освіта

Для того щоб отримати роботу офіс-менеджера, краще всього мати вищу економічну освіту. Але навіть якщо у вас за плечима не економічний вуз, а посаду приваблює, можна пройти навчання на спеціальних курсах. У будь-якому випадку вища освіта завжди цінується роботодавцем більше, ніж середнє, нехай і не економічне. Також багато компаній висувають вимоги до знань мов. При цьому важливо як вільне спілкування, так і читання паперів, їх переклад. Природно, офіс-менеджер зобов'язаний розбиратися в оргтехніці і чудово володіти комп'ютерними програмами, необхідними в роботі. Внаслідок того, що посадова офіс-менеджера вимагає підготовки та складання різної документації, необхідні початкові знання з юриспруденції. А якщо у вас за плечима курси з психології, то це тільки додасть шансів у працевлаштуванні. Адже працівник на даній посаді дуже багато спілкується і покликаний вирішувати багато спірні ситуації і конфлікти.

Секретар або офіс-менеджер: в чому різниця

Після роботи у посади «секретар» офіс-менеджер може стати продовженням кар'єри. У чому різниця і які відмінності роботи цих двох людей? Давайте розберемося. Ви секретар, якщо:

Відповідаєте на телефонні дзвінки.

Ведете облік справ, зустрічей і планів керівника організації.

Займаєтеся замовленням та видачею пропусків.

У вашому віданні квитки на літак, бронювання готелю і т. д.

Готуєте чай і кава керівнику і відвідувачам.

Отримуєте вхідну документацію і займаєтеся її перерозподілом.

Навіщо тоді потрібен офіс-менеджер? Це свого роду крок на сходинку вище по кар'єрних сходах. Як правило, у великих організаціях кілька керівників і, відповідно, секретарів. Передбачається велика робота. Офіс-менеджер є головним над ними і координує їх дії. Крім того, він займається координацією роботи, молодшого обслуговуючого персоналу, такого, як різноробочі, прибиральниці. Якщо в компанії всього кілька автомобілів, то і водії перебувають у його підпорядкуванні. На плечах офіс-менеджера офісне обладнання: закупівля, списання, укладення договорів на поставку.