Як працювати в Excel (програмі): поради початківцям

Програма Excel є одним з найбільш потужних додатків всього комплексу Office. Нею користуються не тільки бухгалтери і економісти, але і звичайні люди. Програма призначена для роботи з цифрами і таблицями, що дає можливість представити інформацію в найбільш сприятливому для сприйняття вигляді: в якості діаграм і графіків. Тут можна здійснювати складні розрахунки і виконувати різні математичні операції. До того ж особливі знання користувачеві не потрібні, достатньо вивчити, як працювати в Excel.

Що являє собою даний офісний додаток?

Програма Excel працює з файлами, які утворюють якусь книгу, що складається з окремих аркушів. У комірки таблиць вводяться букви, символи і цифри. Їх можна копіювати, переміщати або видаляти. При необхідності з ними проводяться різні операції: текстові, математичні, логічні та інші. Новачки, які тільки вчаться тому, як працювати в програмі Excel, повинні знати, що будь-яку інформацію можна вивести на екран у вигляді графіків або діаграм.

Як створити файл?

В першу чергу необхідно відкрити документ. Для його створення потрібно клацнути на ярлику програми або зайти в додаток через «Пуск». За замовчуванням ім'я задано «Книга 1», але в рядку «Ім'я файлу» можна ввести будь-яку назву. Працюючи, варто періодично зберігати дані, щоб уникнути втрати інформації у разі відмови або зависання комп'ютера.




Між листами можна з легкістю перемикатися, натискаючи на відповідну напис внизу сторінки. Якщо вкладок дуже багато, краще використовувати стрілки на клавіатурі. Щоб вставити аркуш, потрібно в меню «Головна» знайти пункт «Вставити». Там будуть відображатися всі можливі дії, дозволені до листів, наприклад додати або видалити. Також вкладки можна переміщати.

«Особа» програми

Перш ніж розібратися, як працювати в Excel, варто вивчити інтерфейс. Інструменти розташовані у верхній і нижній частині вікна, а іншу область займають прямокутники, які є осередками. Особливість електронних таблиць полягає в тому, що дії можна виконувати в одних комірках, а результат виводити в інших. Кожна таблиця має стовпці, які позначаються літерами англійського алфавіту. Рядки нумеруються зліва. Таким чином, будь-яка комірка має власні координати. У кожну клітинку можна вводити дані і формули. Перед введенням останніх необхідно ставити знак «=».

Кожній комірці - своя характеристика

Щоб зрозуміти, як навчитися працювати в Excel правильно, користувач повинен знати, що перш, ніж ввести значення, необхідно задати розмірність колонці або комірці. Вона буде залежати від того, в чому вимірюються дані. Для цього потрібно натиснути правою кнопкою миші на виділеному діапазоні і в діалоговому вікні вибрати пункт «Формат ячеек». Якщо введене число більше 999 необхідно встановити розбиття за розрядами. Вводити прогалини самостійно не варто. Для коректного відображення даних не можна вводити в одну клітинку більше одного окремого значення. Також не варто вводити перерахування, розділені комами або іншими символами. Для кожного значення повинна бути своя осередок.

Як вводити дані?

Користувачам, які знають, як працювати в Excel, не складе труднощів ввести дані. Для цього потрібно клацнути на комірці і набрати на клавіатурі букви або цифри. Щоб продовжити роботу, необхідно натиснути «Enter» або ТАВ. Розрив рядка здійснюється за допомогою комбінації ALT + «ENTER». При введенні місяця або номери по порядку достатньо прописати значення в початкових комірках, а потім перетягнути маркер на необхідний діапазон.

Перенесення тексту

Частіше всього користувачів цікавить, як навчитися працювати в Excel з текстом. При необхідності його можна переносити по словах. Для цього необхідно виділити певні осередки і у вкладці «Головна» потрібно знайти опцію «Вирівнювання», а потім вибрати «Перенесення тексту». Якщо потрібно автоматичне зміна ширини і висоти комірки згідно введеного тексту, слід виконати наступне: перейти у вкладку «Головна» і в групі «Клітинки» вибрати пункт «Формат». Далі потрібно вибрати відповідну дію.

Форматування

Щоб відформатувати числа необхідно виділити комірку і у вкладці «Головна» знайти групу «Число». Після натискання на стрілочку поруч з пунктом «Загальний» можна вибрати потрібний формат. Щоб змінити шрифт, потрібно виділити певний діапазон і перейти в меню «Головна», «Шрифт».

Як створити таблицю?

Знання про те, як працювати в програмі Excel, навряд чи будуть корисні користувачеві, якщо він не вміє створювати таблицю. Найпростіший спосіб - це виділити певний діапазон і відзначити кордону чорними лініями, натиснувши на відповідну іконку вгорі сторінки. Але часто потрібно нестандартна таблиця для бланків або документів. В першу чергу необхідно визначитися, як повинна виглядати таблиця, щоб встановити ширину і довжину осередків. Виділивши діапазон, потрібно перейти в меню «Формат ячеек» та вибрати пункт «Вирівнювання». Опція «Объединение ячеек» допоможе прибрати зайві кордону. Потім потрібно перейти в меню «Межі» і встановити необхідні параметри. За допомогою меню «Формат ячеек» можна створювати різні варіанти таблиць, додаючи або видаляючи стовпці і рядки, а також змінюючи межі. Знаючи, як працювати в таблиці Excel, користувач зможе створювати заголовки. Для цього у віконці «Форматування таблиці» потрібно встановити прапорець навпроти пункту «Таблиця із заголовками». Щоб додавати елементи в таблиці, необхідно скористатися вкладкою «Конструктор». Там можна вибрати необхідні параметри.

Для чого потрібні макроси?

Якщо користувачеві доводиться часто повторювати одні і ті ж дії у програмі, йому знадобляться знання про те, як працюють макроси в Excel. Вони запрограмовані виконувати дії в певній послідовності. Використання макросів дозволяє автоматизувати певні операції і полегшити монотонну роботу. Вони можуть бути записані на різних мовах програмування, але їх суть від цього не змінюється. Для створення макросу в цьому додатку необхідно увійти в меню «Сервіс», вибрати пункт «Макрос», а потім натиснути «Почати запис». Далі потрібно виконати ті дії, які часто повторюються, і після закінчення роботи натиснути «Зупинити запис». Всі ці інструкції допоможуть новачкові розібратися, як працювати в Excel: вести облік, створювати звіти і аналізувати цифри.