База даних - це що таке? Бази даних та їх призначення

Безперервно зростаючий обсяг інформації, що надходить через всі ЗМІ кожній людині окремо і людству загалом, постійно зростає, і вона обов'язково потребує зберіганні і обробці. Тому освоєння коштів, дозволяють систематизувати, нагромаджувати і раціонально використовувати всю інформацію, стає необхідністю у житті кожного. Саме для цього призначені різні СУБД - системи управління базами даних.

СУБД - терміни та визначення

База даних - це багатогранне поняття. У загальному випадку під базою даних (БД) розуміється сукупність відомостей, об'єднаних по якомусь ознакою. Наприклад, до БД можна віднести телефонний довідник або прайс-лист компанії. Інформаційні бази даних мають і більш вузьке визначення. Під ними розуміють сховище даних, структурованих оптимальним для машинної обробки. Це найбільш поширене визначення, його краще і прийняти за основу. Створення бази даних, обробка та пошук необхідної інформації в ній здійснюється за допомогою системи управління базами даних (СУБД). СУБД - це набір певних програмних засобів, які надають можливість користувачеві швидко та ефективно взаємодіяти з БД.

Порівняння Access і Excel

Які ж переваги мають БД перед іншими сховищами інформації, наприклад, електронними таблицями, текстовими редакторами і так далі? Для порівняння краще всього підходять база даних Access і електронні таблиці Excel. Такий вибір обумовлений тим, що обидва додатки входять в один пакет і застосовуються для зберігання даних. Access - це, по суті, безкоштовна база даних, що йде бонусом до текстового редактору Word і таблиць Excel. Отже, перша проблема Excel - це відсутність контролю правильності введеної інформації. У рядках таблиці іноді зустрічаються повторювані дані, і будь-яка помилка призведе до помилки при їх угруповання. В Excel можна задавати правила введення певної інформації. Наприклад, якщо потрібно ввести ІПН з 12 цифр, то Excel не заб'є на сполох, якщо оператор введе зайвий знак. В Access можна гнучко налаштувати обмеження на введені відомості. Також в Access вона вводиться один раз. Якщо якісь дані можуть повторюватися, то вони виносяться в окрему таблицю, яку потім можна пов'язати з іншими таблицями. Такий підхід різко знижує ймовірність помилок, пов'язаних з введенням інформації. Кількість рядків в Excel не може перевищувати 65536 Access ж кількість записів взагалі не обмежена. Існує лише ліміт на загальний розмір файлу - не більше 2Гб. В Excel є вбудовані засоби сортування, фільтрації інформації, створення зведених таблиць і діаграм, але вони меркнуть перед можливостями мови структурованих запитів (SQL) - головного інструменту для вибірки і сортування даних у будь СУБД. Очевидно, база даних - це більш відповідне місце для зберігання інформації, ніж таблиці Excel. Оптимальним рішенням буде створення бази даних для зберігання інформації, а аналіз та обчислення слід проводити в електронних таблицях - обидва ці програми дозволяють вільно обмінюватися всій введеною інформацією.

Класифікація баз даних

Бази даних можна розділити за 4 ознаками: 1. Застосовуваний мову програмування. Відкриті бази спираються на один з універсальних мов. У замкнутих базах використовуються власну мову програмування. 2. Виконувані функції. Інформаційні бази даних призначені для зберігання і доступу до інформації. Операційні дозволяють проводити складні обробки інформації. 3. Сфера застосування. Розрізняють універсальні БД і спеціалізовані, призначені для вирішення конкретних завдань. 4. За «потужності» все БД поділяються на корпоративні і настільні. Другі мають низьку вартість, розраховані на одного користувача, мають низькі вимоги до технічних засобів. Корпоративні БД призначені для роботи в розподіленому середовищі, підтримують одночасну роботу багатьох користувачів, пропонують широкі можливості з проектування та адміністрування бази. 5. За орієнтації на цільову аудиторію. Існують системи, заточені на розробників і кінцевих користувачів. У першому випадку СУБД повинна володіти широкими можливостями налагодження проектованої бази даних, мати можливість створювати не прив'язане до СУБД додаток, в неї повинні входити кошти по створенню складних і ефективних кінцевих продуктів. БД для кінцевих користувачів повинні бути прості, інтуїтивно зрозумілі, повинні мати програмний захист від ненавмисної псування даних зі сторони користувача.

Моделі баз даних

Існує 3 способу зберігання інформації в базах даних: 1. Ієрархічна модель може бути представлена у вигляді дерева. На першому рівні знаходиться один об'єкт. Нижче розташовуються підлеглі йому об'єкти 2-го рівня. Кожен об'єкт може мати декілька підпорядкованих йому нижчого рівня, але завжди пов'язаний тільки з одним об'єктом рівня вище. Прикладом ієрархічної моделі служить операційна система Windows. 2. Мережева модель є розширенням ієрархічного. В ній прибрано обмеження на кількість зв'язків об'єкта нижчого рівня з об'єктом рівня вище. Прикладом такої моделі служить мережа Інтернет, яка являє собою глобальну розподілену базу даних. 3. Реляційна (таблична) модель - найпоширеніший спосіб зберігання даних. Всі дані зібрані в таблиці, між якими можна встановити зв'язки. На цьому ми зупинимося докладніше.

Реляційна модель баз даних

Більшість сучасних СУБД використовують реляційну модель побудови бази даних.
Для таких баз характерні наступні особливості: 1. Всі таблиці мають однакову структуру. 2. У кожній таблиці є ключове поле, значення якого не можуть повторюватися. 3. Зв'язок таблиць відбувається через ключові поля, коли ключове поле однієї з них приводиться у відповідність з ключовими полями таблиць.

Сфера застосування баз даних

Глобалізація економіки, розвиток комп'ютерної техніки і поширення інтернету створили передумови для впровадження комп'ютеризованих систем обліку. В житті ми на кожному кроці стикаємося з необхідністю і випадками, коли використовується база даних. Приклад можна знайти і в бібліотеці, де паперові картотека вже замінена на електронний каталог, і в супермаркеті, де давно вже застосовується автоматизація торгівлі. Бухгалтерський і управлінський облік, торгівля і склад - все це теж не обходиться без застосування бази даних.
Навіть звичайним людям вони можуть стати в нагоді. Для них база даних - це набір карток слів для навчання іноземної мови, електронний щоденник, збірка кулінарних рецептів і так далі.

Access - сама поширена БД

Для цих цілей не потрібні складні СУБД, заточені на корпоративних клієнтів. Зазвичай достатньо настільного додатки на одного користувача. І найкраще з цим завданням впорається база даних Access. Вона входить до складу пакету MS Office. Access орієнтована на кінцевого користувача і має зручний інтерфейс. Є величезна кількість літератури, в якій розглядається база даних. Приклад навчальної бази даних входить також до складу Access.

Короткий огляд Access

Розглянемо основні її можливості - більшість з них характерні і для інших БД. Наведемо список елементів, з яких складається будь-яка база даних: таблиця, звіт, запит, форма. Особливістю Access є те, що всі вони зберігаються в одному файлі. В Access існує поняття типу даних. Тобто в стовпець, яким присвоєно числовий тип, можна ввести текст, і навпаки. Такий поділ інформації за типами дає багаті можливості по сортуванню, вибірці, контролю над введеними значеннями. Сам введення відбувається не в таблиці, а через інтерфейс, налаштований програмістом. Таким чином можна забезпечити збереження інформації в таблиці - користувач просто не буде мати до неї доступ. Крім того, сам введення даних буде комфортним і зручним. За вибірку даних з таблиць відповідає спеціальний мову SQL. Він приблизно однаковий для різних СУБД, хоча окремі команди у них можуть різнитися. В Access вибірка здійснюється за допомогою запитів. Запити носять динамічний характер, тобто при введенні в таблиці нових даних результати, видаються запитом, будуть змінюватися. Результат запиту можна також переглянути в зрозумілій формі у вигляді звіту. Звіт - це шаблон документа, при відкритті якого в нього вносяться дані з запиту або таблиці. В Access створена гнучка система обміну даними, насамперед між різними додатками Office. Дані з Access легко переносяться в Word або Excel. Після чого їх можна відправити по електронній пошті, провести необхідні обчислення і знову експортувати в Access. База даних - це ще і середовище програмування. В Access вбудований потужний мова програмування - Visual Basic for Application(VBA). Він дозволяє створювати досить складні програми, в тому числі і для комерційного застосування.

Тенденції розвитку баз даних

Доступність інтернету і поширення мобільних пристроїв сприяють розвитку хмарних технологій. Іншими словами, всі дані зберігаються на віддаленому сервері, і обробка інформації відбувається там же. Це дозволяє, наприклад, бізнесменові мати доступ до актуальної інформації в будь-якій точці земної кулі - досить лише вийти в інтернет з планшета або смартфона. Також він може віддалено внести зміни у свою БД. Такі сервіси вже працюють і стають все популярнішими - наприклад, існують складські та торгові програми, виведені в мережу. Для роботи за такою схемою не потрібно купувати потужний комп'ютер або купувати дороге програмне забезпечення. Фірми, що надають такі послуги, зазвичай стягують невелику абонентську плату за підключення до свого сервісу.