База даних СУБД Access

СУБД - абревіатура, расшифровивающаяся як "система управління базами даних". СУБД використовується для багатокористувацької роботи з базами даних, які, в свою чергу, допомагають зберігати, систематизувати, класифікувати і контролювати інформацію. Системи управління БД поділяються на види за ознакою типів моделей даних, які ними підтримуються. Найбільш практичний реляційний вигляд, оскільки такі системи прості у використанні і надають багато можливостей для розробників. До нього, в числі інших, відноситься СУБД Access.

Загальні відомості

Реляційна СУБД Microsoft Access працює, відповідно, з реляційними базами даних. У загальному вигляді це означає множину взаємопов'язаних таблиць, кожна з яких містить дані свого типу. СУБД MS Access входить до складу програмного забезпечення Microsoft Office.

Можливості

СКБД Access надає користувачеві наступні можливості:

створювати бази даних;

додавати нову інформацію у створені БД;

оновлювати або яким-небудь чином змінювати дані в БД;

видаляти наявну інформацію з БД;

здійснювати перегляд даних у вигляді звітів, форм, різних вибірок та запитів;

організація даних за допомогою сортування та/або класифікації інформації;

загальний доступ до таблиць і даних при використанні звітів, електронних листів, Інтернету та/або локальній мережі;

здійснення різних видів зв'язків між таблицями;

створення кнопкових форм і користувальницьких інтерфейсів управління базою даних всередині СУБД.

Структурні елементи БД

Кожна таблиця бази даних має рядка, що включають дані про об'єкти, а також стовпці, завдання яких - визначити характеристику. Інша назва рядків - записи, що складаються з полів, які заповнюються даними. Поле обов'язково повинне мати тип даних (числовий, текстовий, дата, ПРИМІТОК тощо). Всі записи в таблиці містять однаково визначені, але по-різному заповнені інформацією поля.

Властивості полів

Поля в СУБД MS Access задають структуру бази даних, а також задають властивості даних із комірок записів. Основні властивості такі:

Ім'я поля. Зазвичай задають заголовки стовпців, тобто називають характеристику об'єкта. Також по імені поля до нього можна звертатися за інформацією при виконанні автоматичних операцій з БД.

Тип даних. Задає відповідну властивість, що визначає, який тип може бути записаний у клітинку.

Розмір. Встановлює максимальну довжину записуваних даних. Це властивість не обов'язково використовувати, хоча воно і спрощує роботу, накладаючи обмеження на користувача БД.

Формат. Форматує дані поля.

Підпис. Виконує ту ж функцію, що й ім'я - озаглавливая характеристику. Якщо підпис не вказувати, заголовком буде служити перший пункт. Другий можливістю Імені - зверненням до нього з БД - підпис не має.

Обов'язкове поле. Якщо поставити галочку напроти цього властивості, залишити клітинку незаповненою буде не можна. Для ключових полів це властивість за промовчанням увімкнуто.

Типи даних

Поля баз даних в Microsoft Access можуть мати такі типи даних, як:

Текстовий . Найпростіший тип поля. Незважаючи на назву, може містити як букви, так і цифри, символи та інше. Тому має обмеження тільки по довжині - не більше 255 символів. Зручно для використання, якщо не потрібна подальших розрахунків між осередками, тому, якщо в поле вводяться тільки числа, краще використовувати відповідний йому тип.

Поле ПРИМІТОК. Текстовий тип, зберігає великі обсяги інформації (до 64 кбайт, тобто до 64 тисяч символів). З-за цієї характеристики MEMO не може бути використаний в якості ключа або індексу.

Числовий . Цифрове поле, що має підтипи, вибір яких залежить від бажаної точності обчислень і т. д. До 8 байт або 16 - для кодів реплікації.

Лічильник . Поле, яке не потребує заповнення - значення (числа за зростанням), автоматично заноситься в таблицю, дозволяючи даних у клітинках залишатися унікальними. Простіше кажучи, лічильник нумерує запису в базі даних. Зручно використовувати в якості ключа 4 байта, 16 - для кодів реплікації.

Логічний . Використовується тільки для значення - 0 (немає) і мінус 1 (так). Можна налаштувати різні варіанти запису - галочка або вибір вручну (розмір - 1 байт).

Дата/час. Назва типу даних говорить сама за себе. Висновок в поле даних можливий в семи різних форматах. 8 байт.

Грошовий. Визначає значення валют. Даний тип даних з'явився для запобігання округлення в обчисленнях. Також 8 байт.

Поле об'єкта OLE. Приймає об'єкти різних форматів - графічні, аудіо і т. д. Розмір - до одного гігабайта.

Гіперпосилання. Адреси інтернет-сторінок, сайтів. До 64 тис. символів.

Майстер підстановок. Заздалегідь передбачає пов'язані таблиці. Дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або поля зі списком. При цьому тип вибраного значення встановлюється автоматично. Має розмір первинного ключа. Не більше 4 байт.

Ключі

Бази даних СУБД MS Access мають у таблицях одне найголовніше - ключове - поле. За замовчуванням воно, як вже було сказано, обов'язково до заповнення. Крім того, на нього накладається необхідність бути унікальним, що означає, що вже введене значення в ключовому полі не можна буде ввести в ключовому полі іншого запису цієї ж таблиці. При необхідності можна додати додатковий ключове поле, з менш суворими правилами - унікальність вибирається розробником БД. За допомогою ключових полів здійснюють зв'язки між таблицями бази даних. Ключі поділяються на:

первинні (основні) - безпосередньо сама зв'язок;

вторинні (зовнішні) - спосіб зв'язку.

Табличні зв'язку

База даних СУБД Access може містити таблиці, які взаємодіють між собою. Для цього використовуються зв'язки, які бувають наступних видів:

Один до одного. Це означає, що кожного запису пов'язаної з першої таблиці відповідає одна запис з другої.

Один до багатьох. Кожного запису з першої таблиці відповідає кілька (дві або більше) з другої.

Багато до одного. Безліч записів з першої таблиці пов'язані з однією з другої.

Багато до багатьох. Безлічі записів першої таблиці відповідає безліч другий.

Обмеження на імена

Microsoft Access ставить обмеження на імена полів і елементів управління, вони ж діють і на об'єкти СУБД Access:

ім'я не повинно містити більше 64 символів;

не можна використовувати крапку, знак оклику, надрядковий символ чи квадратні дужки;

ім'я не може починатися з пробілу;

не можна використовувати в імені керуючі символи (коди від 0 до 31 в ASCII);

ім'я не може містити прямі лапки.

Об'єкти

Об'єкти СУБД MS Access являють собою інтерфейс бази даних. Він дозволяє безпосередньо керувати нею та її даними.

Таблиці

Основний об'єкт, про який вже не раз згадувалося в цій статті. Вони задають структуру всієї бази даних. В них зберігаються дані, які можна змінювати, видаляти або додавати. Таблиці можуть бути взаємопов'язані. На основі цього об'єкта будуються всі інші, при допомоги них проводяться та основні операції з даними.

Запити

Дозволяють обробляти дані з таблиць. Запит може бути вибіркою за будь-якою ознакою з однієї або декількох таблиць, також за допомогою нього можна сортувати або фільтрувати інформацію, аналізувати дані, отримувати і надавати користувачеві в зручному вигляді. Результатом роботи запиту стає тимчасова нова таблиця.

Форми

Використовуються в якості засобу для введення нової інформації в таблицю. Перевагою форм стає їх зручний для користувача вигляд - розробник може використовувати макет форми або створити зовсім нову. На цей об'єкт можна помістити кнопки, перемикачі та багато іншого. Серед інших особливу увагу привертає до себе кнопкова форма, представляє собою модифікований диспетчер завдань, складається користувачем "під себе". На неї можна помістити основні функції роботи з базою даних - вхід, вихід, заповнення таблиць, перегляд даних. Звичайні форми можна також включити в кнопкову.

Звіти

Представляють кінцевий результат роботи. Призначені для подальшого друку, бо володіють відповідним форматуванням. Дозволяють робити вибірки та групування. Наочно відображають інформацію, закладену в базі даних.

Технологія роботи з СУБД Access

Розробка СУБД Access виконується за допомогою наступних пунктів:

Визначити мету розробки бази даних. Необхідно визначити призначення, дізнатися, в якому напрямку рухатися - як припускають використовувати базу даних, які результати хочуть отримати, які функції повинні бути реалізовані.

Визначити приблизну кількість таблиць у базі даних - інформацію необхідно систематизувати і "розкласти все по поличках". Не слід додавати занадто багато полів в одну таблицю: краще розподілити дані на дві і пов'язати їх. Кожна таблиця повинна містити тільки одну тему.

Визначити всі поля та їх типи даних в таблицях. Дані в клітинках повинні відповідати типам, щоб надалі не виникло проблем з обчисленнями, угрупованням і сортуванням.

Визначити співвідношення таблиці поля.

Визначити первинні та вторинні ключі в таблицях.

Побудувати схему даних для БД, яка відображає зв'язки між таблицями. Максимізувати взаємодія між даними за допомогою цих зв'язків.

Удосконалити структуру, наочно подивившись на всю наявну інформацію і її можливу систематизацію.

Скористатися аналізом самого Access для чергової перевірки.

Створення СУБД Access можливо двома способами:

використовувати майстра БД для створення необхідних об'єктів;

створити порожню БД, доповнюючи її новими об'єктами самостійно.

MS Access дозволяє розширити базу даних вже після її створення, але основну структуру необхідно продумати заздалегідь: такі речі, як типи даних, згодом, особливо після заповнення таблиці, змінити буде неможливо. Продуману схему даних можна реалізувати за допомогою відповідної вкладки в СУБД. Кожен з видів зв'язку наочно показується в Access. Зв'язку можна видозмінювати або навіть видаляти.