Електронні таблиці - це що таке? Електронні таблиці та їх призначення

Напевно, кожен користувач, що працює з офісним пакетом Microsoft, стикався з програмами, які в якості збереженого документа використовують електронні таблиці. Це вид прикладних програм (вірніше, документів, створюваних з їх допомогою), найпростіший приклад – MS Excel. Давайте подивимося, для чого потрібні такі документи, як з ними правильно працювати.

Електронні таблиці: це що?

Якщо виходити із загальноприйнятого поняття електронних таблиць, вважається, що це файли, які створюються з певною робочою областю, в якій можна проводити досить складні обчислення (аж до рішення тензорних рівнянь), досліджувати функції, будувати графіки і діаграми, зрештою, калькулювати валютні одиниці на основі заданого або постійно мінливого курсу та ін.
Втім, як вже зрозуміло, електронні таблиці – це листи. В них необхідно вводити якісь дані, виконувати наступне редагування, обчислення значень на їх основі і створення звітів у вигляді тих же презентацій.

Електронні таблиці: які бувають?

Насправді форматів таблиць сьогодні існує стільки, що пересічний юзер про це навіть не здогадується. Природно, перше, що приходить на розум, це дійсно MS Office Excel. Але от біда – не всі користувачі, що зіштовхуються зі стандартним офісним пакетом, знають, що практично такий же формат даних дозволяє створювати не менш популярна програма MS Access. На відміну від стандартного «Эксела», це додаток підтримує створення універсальних баз даних на основі SQL, і інтегрувати їх можна не тільки в саму комп'ютерну систему, але і інтернет-ресурси або сайти, які створюються за допомогою мови будь-якого рівня складності. Втім, і в Excel є така підтримка, не кажучи вже про те, що у всіх офісних додатках є можливість створення тих же універсальних скриптів на основі Visual Basic або Java.


Електронні таблиці – це не тільки засіб відображення структурованих даних, але ще й щонайпотужніший інструмент відстеження обчислень в аналогічних документах в режимі оновлення (при відкритті).

Призначення електронних таблиць

Тепер розглянемо самі документи, що представляють собою електронні таблиці. Це які програми можуть створювати? Та всі ті, які відносяться до стандартних офісних пакетів. Не тільки, до речі, Excel, але і утиліти з набору Open Office або Lotus Pro. Тепер подивимося на електронні таблиці та їх призначення трохи докладніше. Крім того, що говорилося вище, таблиці можуть припускати навіть суворий фінансовий або аудиторський облік, а також ведення статистики. Але ось про що більшість користувачів не знає, так це про те, що в тому ж офісному додатку Excel, використовуючи надбудови і аплети підтримуваних мов програмування, можна створювати навіть примітивні іграшки. Згадайте хоча б ту ж «змійку». У програмах такого типу така гра створюється за лічені хвилини. І це ще далеко не всі можливості, які мають електронні таблиці. Програми, назва яких може відрізнятися (що цілком природно), по суті, поділяються на кілька основних типів. Тут слід розрізняти суто математичні програми, що дозволяють виконувати алгебраїчні або геометричні обчислення, і програми, що передбачають створення і взаємодія з SQL-серверами і базами даних, а також ті додатки, які можуть у власному середовищі створювати виконувані аплети на основі вбудованих мовних засобів.
У цьому сенсі, звичайно, можна сказати, що електронні таблиці – це прикладні програми, однак їх скоріше можна віднести не до виконуваних файлів, а до того типу, який прийнято називати, скажімо, динамічними бібліотеками, які самі по собі не запускаються, але мають внутрішній виконуваний код. Суть не в цьому.

Тип введених даних

Ось тепер подивимося ще з одного боку на те, що являють собою електронні таблиці. Які бувають програми для їх створення, теж трохи зрозуміло. Зараз потрібно сказати кілька слів про вводяться і підлягають обробці даних. Розглянемо їх на прикладі стандартного додатка Excel, тим більше що в більшості своїй практично всі програми, що дозволяють працювати з електронними таблицями, мають схожі формати. Якщо клікнути правою кнопкою миші на активній клітинці (або вибрати відповідну команду формату даних з меню), можна побачити, що тип введених даних може бути досить різноманітним. Загальний формат використовується тільки для того, щоб програма визначала, що саме вводиться (текст, числа, відсотки тощо). Числовий формат більш цікавий. Тут можна задавати навіть экспотенциальные дані з необхідною кількістю знаків після коми і роздільником. Текстовий формат, відповідно, припускає розпізнавання навіть чисел або формул саме в ракурсі тексту. Відсотки, дати і т. д. розпізнаються при завданні необхідного формату. Але і це ще далеко не все, на що здатні електронні таблиці. Які бувають засоби для обробки даних, що вводяться ще? Це неважко зрозуміти, якщо подивитися на основну рядок формул. Саме цей елемент виконує одну з найважливіших функцій. Мабуть, кожен помічав, що вона позначена назвою fx. І саме в цьому полі вводяться обчислювальні формули. Їх формат може бути самим різним.
До речі сказати, не всі користувачі чітко собі уявляють тип введених формул. Справа в тому, що вони можуть досить сильно відрізнятися від стандартного виду. Звичайно, при виділенні комірки можна використовувати, наприклад, стандартне дію на кшталт «=A1+B1» для суми, спеціальну кнопку автоматичного підсумовування або «=A1*B1» для твору, але для діапазону того ж підсумовування краще вводити формулу без виділення клітинок. При цьому варто звернути увагу, що електронні таблиці – це програма, підтримує так звану багатомовність. Іншими словами, немає абсолютно ніякої різниці, буде введена формула=SUM(A1:A10)» або «=SUM(A1:A10)». Природно, без лапок. Інші більш складні формули мають власний формат, особливо коли справа стосується перехресних обчислень, пов'язаних даних на різних аркушах або навіть знаходяться в різних документах.

Засоби структурування і редагування

Тепер ще один погляд на електронні таблиці. Які бувають засоби обробки даних? Все просто. Найпростішим засобом можна назвати створення фільтрів, за якими може здійснюватися сортування, упорядкування або пошук. У тому ж «Ексель» можна застосувати автоматичне створення фільтра на виділеному діапазоні без завдання умов сортування. Якщо потрібно застосування складної фільтрації, тут доведеться вводити умови або для загального випадку, або для клітинок, що містять дані певного типу з застосуванням умов кшталт «і/або/не» і т. д. тобто фільтрація може здійснюватися кількома способами, наприклад, за умови, що комірка містить такі-то і такі дані, містить такі чи такі дані, не містить їх взагалі і т. д. Умови пошуку можна задавати скільки завгодно.

Найпростіші приклади створення таблиць на основі Excel

Що стосується створення документів цього типу, тут все просто. Наприклад, коли проводиться перший пуск програми після установки, програма пропонує створити документ на основі шаблону або порожню таблицю. В залежності від того, що потрібно користувачеві, і вибирається відповідний тип. Власне, після введення будь-яких даних можна використовувати весь інструментарій пакетів, наприклад, будувати діаграми на основі виділених діапазонів. Зауважте, для будь-якої дії у програмах такого рівня передбачається наявність так званого майстра, за допомогою якого створення об'єкта стає справою кількох секунд.

Бази даних Access і подібних програм

Що стосується Access, воно, як і більшість подібних програм, більше орієнтоване на роботу з базами даних, а не на математичні операції. З його допомогою можна створювати досить великі масиви з фільтрацією або перехресної обробкою, причому з підтримкою вбудованих мовних аплетів і серверів SQL. При всьому цьому такі електронні таблиці – це, скоріше, засіб обліку інформації, її структурування і навіть ведення статистики. Мало хто знає, що цей додаток нічим не поступається тій же системі «1C», а в чомусь навіть перевершує її.

Пакет програм «1С»

«1C» - досить потужна система, що має у своєму розпорядженні безліч унікальних інструментів. По-перше, сам пакет підрозділяється на кілька основних частин за типом обліковуються даних. Так, наприклад, в ньому представлені розділи: «1C:Підприємство» «1С:Бухгалтерія», «1С:Склад» і т. д. тобто для кожного конкретного випадку передбачений свій модуль. Та що говорити, за допомогою цього додатка можна легко виписати рахунок-фактуру з подальшим резервуванням товару в автоматичному режимі або поверненням його на облік, якщо відвантаження не була зроблена вчасно. І це тільки найпростіший приклад.

Система пошуку

Якщо говорити про пошукові можливості будь-яких програмних продуктів такого напрямку, вони можуть здійснюватися кількома способами. Для всіх офісних додатків стандартним засобом є застосування комбінації Ctrl + F (для пошуку певного вмісту на активній сторінці). Однак такий метод не підходить для пов'язаних листів і файлів. У разі завдання декількох умов краще застосовувати спеціальні фільтри, які є в будь-якому додатку такого типу, але краще використовувати написання макросів Visual Basic, що значно спрощує процедуру пошуку і фільтрації. При цьому можна навіть задавати посилання на файли або розділи табличних даних, які в них зберігаються.

Підтримка SQL

SQL, якщо хто не знає, є унікальною мовою програмування, який спочатку розроблявся як засіб для роботи саме з базами даних. Що найцікавіше: на сьогоднішній день вважається, що це єдиний засіб, здатний зв'язати бази даних і прикладне ПЗ. Іншими словами, текст мови є незалежним для будь-якого типу СУБД, а програміст, створює базу на його основі, вільний вибирати: редагувати, додавати тільки ті дані, які йому дійсно потрібні. І в цьому плані багато електронні таблиці – це саме те рішення, яке здатне підтримувати цю мову, незалежно від природи самого програмного продукту, за допомогою якого вони створювалися.

Застосування на практиці

Ну а що стосується практичної точки зору на всі типи електронних таблиць, тут далеко ходити не потрібно. Ті ж податкові служби по всьому світу використовують для обліку саме такі структури. Не скрізь вони, правда, доведені до досконалості, тим не менш, електронні засоби обліку все більше і більше завойовують світ. Бути може, на пострадянському просторі ці технології поки ще не отримали широкого застосування, однак навіть якщо звернути увагу на системи електронного декларування доходів, стає ясно, що саме за такими нововведеннями майбутнє. Та що говорити? Сьогодні зовсім просто можна замовити квитки на літак або потяг через Інтернет. Адже це та ж база даних, яка реагує на замовлення, вносить зміни в кількість місць і т. д. Так і виглядає будь-яка програма такого типу саме як таблиця з різницею хіба що в інтерфейсі (візуальному оформленні для зручності користувача).

Замість післямови

Звичайно ж, це далеко не все, що можна сказати з приводу електронних таблиць. Тут наведено лише мала частина того, на що дійсно здатні такі програми, так ще з підтримкою вбудованих чи зовнішніх засобів, які просто неймовірно збільшують можливості будь-якого програмного пакету. Але, напевно, кожен користувач вже принципово зрозумів, що ж це таке і для чого все це потрібно.