Приклади звітів про виконану роботу. Як скласти звіт

Немає такого керівника, який хоч раз в рік не вимагає від своїх підлеглих звіту про те, що було зроблено. І проблема в тому, що при рутинній зайнятості розробити такий документ видається досить складним завданням. А попросити приклади звітів про виконану роботу у начальства чому ми соромимося. А раптом вирішить, що ми не відповідаємо займаної посади?

Кому це потрібно

Цим питанням задається виконавець, який отримав завдання відзвітувати. Найчастіше співробітники фірм відчувають себе ображеними від таких вимог. Але у всьому є сенс. По-перше, звіт про виконану роботу потрібен самому виконавцю. Не формальне, а зацікавлене ставлення до цього процесу дозволить знайти вузькі й слабкі місця в своїй кваліфікації. А значить, визначено напрямки, за якими можна (і потрібно) розвиватися. Адже всі ми вчимося на своїх помилках.


По-друге, потребує керівник. Звіт про виконану роботу дозволяє об'єктивно оцінити якість і швидкість вирішення поставлених завдань. Завдяки цьому документу відпаде багато питань - від самого примітивного «чим ви займаєтеся» до складного «чому я повинен поміняти вам комп'ютер на більш сучасний». Оскільки у звіті зазначено, що для збереження змін у документі затрачається багато часу. І від виконавця, це не залежить – застаріла офісна техніка не може працювати швидше. Власне, тому і створюється відчуття, що працівник весь час п'є чай – він просто чекає, поки виконується операція.


А питання: «Навіщо потрібно писати звіт про виконану роботу за місяць?» сам по собі є некоректним. Тому що накопичення статистичної інформації та заповнення баз даних має сенс для стратегів, а не для оперативних співробітників. Їм-то якраз простіше вирішити завдання, ніж розповідати про методи її рішення.

Що писати

Приклади звітів про виконану роботу показують, що писати потрібно дуже детально. Все, що видається дрібницею або незначним телодвижением, може виявитися ключовим елементом у виконанні конкретних функцій. Але розуміння цього прийде лише після вивчення кількох написаних звітів. Якщо ж робота носить рутинний характер, наприклад, звірка документів та виявлення невідповідностей, то має сенс розробити табличну форму. При цьому, знову-таки, спочатку таблиця повинна бути дуже докладної і містити безліч граф; з часом відпаде необхідність у деяких стовпцях, і форма звіту прийме нормальний (читай - розумний) вид. У ряді випадків, складаючи звіт про виконану роботу (вчителі, наприклад), не можна формально підходити до питання самоаналізу. Адже, крім запланованої навчально-методичної навантаження і вивчення необхідного матеріалу, школа займається виховною діяльністю. Тут потрібний особливий підхід до складання документа: необхідно зрозуміти причини відставання ряду учнів, знайти способи зацікавити дітей своїм предметом. І при цьому не можна забувати про успішних (а то і обдарованих) школярів.

Цілі звітів

Для правильного складання та мінімальних тимчасових витрат необхідно з самого початку визначитися, з якою метою і для чого пишеться звіт про виконану роботу за рік. Назвемо найбільш популярні:
- обґрунтування реальної користі від конкретної позиції в організації; - підтвердження кваліфікації того чи іншого співробітника; - демонстрація ефективної роботи керівництва; - отримання фінансування на наступний звітний період; - отримання згоди на розвиток напряму (ідеї); - обґрунтування витрачання виділених ресурсів і фінансів і т. п. Відома формулювання – правильна постановка задачі забезпечує 50 % рішення – працює і в цьому випадку. Чим краще ми розуміємо, навіщо потрібен звіт, тим легше нам його написати. Аж до того, що документ «для галочки» зовсім не вимагає від нас творчого підходу. І витрат часу.

Структура документа

Якщо на підприємстві немає розробленої форми звітності, то розробляти її доводиться самостійно. Знаючи цілі документа, необхідно продумати його структуру. Приклади звітів про виконану роботу дозволяють зробити висновок про те, що необхідна чітка і проста схема. На самому початку слід пояснити призначення і логіку подачі інформації. Роз'яснити послідовність викладу і скласти зміст. Для таблиці необхідно дати короткі пояснення, чому обрана саме така форма. Всередині розділів і підрозділів також слід дотримуватися єдності викладу. Так документ буде більш зрозумілий, в результаті він легше сприймається. У звіті за тривалий період часу цілком доречні ілюстрації у вигляді діаграм і графіків, які полегшать сприйняття. Але тут потрібно дотримуватися правила «золотої середини»: суцільний текст, так само як і виключно візуальні матеріали, дуже швидко стомлюють.

Стилістика

Для рядового співробітника, мабуть, найскладнішим у написанні виявляється термінологія і формулювання. Пафосний звіт буде виглядати неприродно і викличе негативну реакцію керівництва. Занадто прості формулювання (отксерено 25 документів, наприклад) також відштовхнуть читача.
Але при цьому слід уникати шаблонів. Виняток становить лише той документ, який ніхто і ніколи не буде читати. З такими завданнями ми іноді стикаємося, але в цій статті нас цікавлять реальні (не для проформи створені) звіти. У будь-якому випадку не варто говорити тільки про досягнення. Щоб підкреслити їх, необхідно розповісти і про труднощі, з якими довелося зіткнутися в ході роботи. Крім іншого, аналіз труднощів – це їжа для роздумів щодо оптимізації праці для керівних працівників. Приклади звітів про виконану роботу говорять про те, що не варто користуватися обтічними фразами на кшталт «незадовільний стан», «виниклі труднощі» і т. п. Краще все називати своїми іменами: «зламаний ксерокс», «відсутність доступу до інтернету», «недолік або несвоєчасне надходження інформації з парного відділу». Все це дозволяє адекватно і об'єктивно оцінювати ситуацію на фірмі обстановку.

Оцінка результатів

Кожен отриманий результат повинен бути підтверджений цифрами. Така конкретизація забезпечує розуміння динаміки розвитку. Крім того, необхідно визначити і критерії оцінки результатів. Буде це попередній звітний період (якщо це звіт за квартал, наприклад) або, навпаки, відсоток виконання поставлених цілей, вирішувати автору документа. Взагалі, непрямі показники можуть багато розповісти про процесі вирішення поставлених завдань. Для подальшого аналізу тут також є маса інформації. Від визначення трудовитрат до розуміння правильності постановки цілей.

Від проблеми до вирішення

Більшість звітів складається за принципом опису ходу робіт. Виграшніше виглядає документ, в якому чітко простежується взаємозв'язок проблема-рішення. Читач відразу розуміє, якими методиками і технікою (при необхідності) скористався виконавець для своєчасного і якісного виконання поставленого завдання. Ще більш докладно складена ланцюжок «конкретна проблема - причини її виникнення - постановка завдань - рішення» одразу ж наводить на думку про необхідність представити щоденний звіт в табличній формі. Причому і назви граф вже відомі. Представлена таким чином інформація легка для читання і аналізу.

Подання кількісних показників

У тих випадках, коли звіт складається в основному з цифрових даних, таблична форма як раз може виявитися дуже складною для сприйняття. Суцільний потік цифр буквально втомлює читача вже через кілька хвилин. Інша справа - різнокольорові діаграми і графіки. Вони наочні, зрозумілі, легкочитаємі. До кожної діаграмі необхідно дати коментар. Крім того, необхідно вказати, як взаємопов'язані між собою різні графіки; роз'яснення причинно-наслідкових зв'язків ще більше полегшить аналіз звіту. Якщо під час роботи були витрачені матеріальні ресурси, не варто просто перераховувати їх всі. Замість цього слід вказати придбані блага. Суха фраза: «Закуплена офісна техніка» зазвучить зовсім по-іншому, якщо написати: «Створено 2 робочих місця, що дозволило підвищити вироблення відділу».

Як оформити документ

Незважаючи на те, що немає єдиної форми складання, звіт про виконану роботу можна оформляти згідно ГОСТу, який визначає основні критерії наукової роботи. У ньому прописані вимоги, що пред'являються до форматування, типу і кеглю шрифту і т. п. Що ж стосується читабельності документа, то тут є декілька порад: - намагайтеся, щоб в одному абзаці було не більше 5 речень; - ключові показники можна виділяти шрифтом або кольором; - розбивайте текст так, щоб таблиця або графік не займали всю сторінку; обов'язково залишайте місце для коментарів до них; - складіть чітке і лаконічне резюме звіту. Ці поради допоможуть полегшити сприйняття вашого звіту, а значить, спочатку налаштують читача на лояльне ставлення до автора документа. Уявіть собі, що ви - керівник. І зробіть звіт таким, який вам було б корисно і цікаво прочитати.