Бізнес-процес: аналіз бізнес-процесів. Опис, застосування, результати

Кожному підприємцю потрібно хоча б побічно знати, що таке бізнес-процес. Аналіз бізнес-процесів допомагає знизити витрати, підвищити рентабельність і в кінцевому рахунку збільшити прибуток підприємства. В економічній літературі це поняття вперше зустрічається в роботах дослідників 80-х років минулого сторіччя. Саме тоді у США вперше задумалися про те, що ефективність виробництва залежить від комплексу взаємопов'язаних дій, іменованих бізнес-процесом.

Визначення

Бізнес-процес - це комплексне поняття. Розвиток бізнесу дуже залежить від взаємопов'язаних операцій, процедур і дій. Не можна уявити собі завод без поставки сировини, його обробки, працівників за верстатами і бухгалтерів. Підприємство – це закрита система, яка функціонує як цілісний організм. І щоб все грамотно працювало без затримок і затримок, потрібен головний мозок – досвідчений менеджер, який проведе аналіз і буде стежити за злагодженістю дій всіх бізнес-процесів.


Якщо дивитися з економічної точки зору, то взаємопов'язаність усіх можливих заходів, під час виконання яких відбувається переробка ресурсів зовнішнього середовища в кінцевий продукт для споживача, називається бізнес-процес. Аналіз бізнес-процесів – це оцінка результативності тієї або іншої дії, операції або події, пов'язаного з виробництвом.

Для чого вони потрібні

Описати бізнес-процеси досить легко. Але найбільша проблема реальності в тому, що на будь-яких підприємствах в нашій країні рідко можна знайти людину, яка дійсно зацікавленого в підвищенні ефективності різних процесів виробництва. Малий і середній бізнес намагається використовувати давно застарілі методи зменшення витрат, в той час, як на заході давно зрозуміли, що успіх справи залежить від грамотного найманого менеджера, який зацікавлений в отриманні максимальних результатів від своєї роботи.


Створення бізнес-процесів дає чітке розуміння: хто відповідає за якою етап, яку посаду займає, і що повинен робити. Така структуризація робить прозорою схему організації виробництва і дає можливість простіше керувати ним. Донісши дерево цілей до співробітників, можна підвищити їх мотивацію, демонструючи, що їх робота спрямована на загальні цілі. Крім того, організація бізнесу, таким чином, допоможе виявити зайві витрати фінансових і часових ресурсів.

Як створювати

Незалежно від того, великий бізнес чи малий, підхід до створення детального плану один. Розглянемо конкретний приклад. Є фірма, що продає дивани. Схема бізнес-процесів схожа на дерево. На головних гілках розміщуються основні функції, які розгалужуються на більш дрібні. Отже, які основні етапи бізнес-процесу у роздрібній фірми? 1. Закупівля товарів. Це перший і центральний бізнес-процес. Які у нього можна виділити підетапи?

Аналіз постачальників.

Складання договорів із заводами-виробниками.

Складання договорів з транспортними компаніями.

2. Розміщення диванів. На цьому етапі існують такі моменти:

Вибір приміщення.

Будівництво або оренда приміщення.

Створення умов для продажу.

3. Процес продажу.

Підбір персоналу.

Купівля касового апарату.

Створення атмосфери та дизайну для продажу.

4. Маркетинг і реклама.

Розміщення вивіски.

Створення візиток, буклетів, брошур, каталогів і т. д.

Розміщення реклами.

Список можна складати довго. Важливо розуміти, як відбувається створення бізнес-процесів. А далі наведемо кілька золотих правил, щоб організація бізнесу була успішною.

Правило №1

За кожен виділений бізнес-етап відповідає конкретна людина. Залучайте до створення схеми і їх. Це дасть можливість більш детально зрозуміти сам процес, зацікавити співробітників і підвищити їх мотивацію, спрямовану на досягнення загальних цілей. Особливо це важливо на ранніх стадіях становлення підприємства. Початок бізнесу завжди пов'язане з величезними труднощами, і своєчасна розстановка цілей за конкретним етапам дасть більш докладний план дій.

Правило №2

Використовуйте автоматизовані програми і візуалізуйте свої схеми. На сьогоднішній день існує багато готових програм, які допомагають структурувати інформацію. Малий і середній бізнес повсюдно використовують їх. Якщо ви працюєте в групі, візьміть дошку або аркуші паперу, щоб все записувати і по ходу думок малювати дерево ваших процесів. Почніть з великих операцій, розписуючи їх на менші. Для великих підприємств створення бізнес-процесів – це величезна копітка робота, що вимагає максимальної концентрації і злагодженості дій всіх співробітників.

Правило №3

Формулюючи бізнес-процеси, орієнтуйтеся на стратегію фірми, а не на її організаційну структуру. Одна і та ж функція може виходити за межі встановлених відділів. Наприклад, при постачанні товару від постачальника можна розглядати кордон бізнес-процесу до моменту виходу товару за межі самого торгового підприємства, тобто, коли він розставлені на полицях і доступний споживачеві. У цьому процесі беруть участь відразу декілька підрозділів, що входять в організаційну структуру.

Правило №4

Не слід занадто деталізувати план. Якщо перевантажити схему зайвою інформацією, це призведе до загальної плутанини і великому навантаженні на відповідальних співробітників. Якщо планується внести зміни в якомусь конкретному сегменті, цю частину потрібно деталізувати, а всі інші розглянути лише поверхово, не заглиблюючись у подробиці. Ефективність бізнес-процесів підвладна закону Парето "20 на 80", коли 20% детальних описів принесуть 80% успіху всієї операції.

Правило №5

Не бійтеся правди і будуйте схему на підставі того, що є насправді. Дуже часто виникає така ситуація. Головний менеджер розпитує своїх підлеглих про їх відділах з метою побудови схеми бізнес-процесів. Ті намагаються і розповідають, як у них все добре. Хоча насправді реальна ситуація далека від ідеалу. Але на основі помилкових даних буде побудована неправильна схема, після чого будуть прийняті неефективні рішення і вся робота піде даремно. Не треба плутати поняття «як є», «як повинно бути» і «як я хочу, щоб було». Як би погано все було, бізнес-процеси складаються саме заради того, щоб поліпшити цей стан. Тому обов'язково потрібно описувати лише реально існуючу ситуацію.

Автоматизація бізнес-процесів

Слідкувати за усіма подіями, що відбуваються всередині компанії, дуже складно, особливо якщо мова йде про великих корпораціях і синдикати. Великий бізнес складно уявити собі без цілої системи автоматизованих програм, що дозволяють аналізувати вхідні дані для прийняття рішення. Тому на сьогоднішній день дуже часто мова йде про автоматизацію бізнес-процесів. Практично це означає, що є спеціальна комп'ютерна програма, яка займається переробкою різноманітних потоків інформації, які забезпечують бізнес-процес. Аналіз бізнес-процесів відбувається в автономному режимі, а людина лише знайомиться з отриманими результатами і робить відповідний висновок.

Вибір методу аналізу

Стикаючись з питанням про те, як краще описати бізнес-процеси автоматичним шляхом, вітчизняний підприємець знайде безліч варіантів, які мало оптимізовані під російський ринок. Практично все запропоноване програмне забезпечення створене для західних компаній, які мають досвід оптимізації виробництва. Але проаналізувавши деякі дані, ми створили свій перелік програм, за допомогою яких здійснюється реалізація бізнес-процесу.

БЕСТ-5 «Мій бізнес» - це програмне забезпечення, який часто використовує малий і середній бізнес. Програма доступна для будь-якого комп'ютера і дуже проста у використанні. Перевага її в тому, що вона може аналізувати невеликі обсяги даних невеликого підприємства.

Corporate Modeler. Часто використовується на сучасних підприємствах, в основному тому, що коштує недорого. Початок бізнесу легко організувати саме з цією програмою, оскільки вона дуже зручно будує схеми бізнес-процесів, але аналіз практично не проводить.

iGrafx Enterprise Central. Дуже хороша канадська розробка. Вміє не тільки розпізнавати і складати бізнес-плани, але і успішно аналізувати масиви вхідних даних. У нашій країні має дуже мале поширення, хоча дуже гідний продукт.

Business Studio. Найбільш відома російська розробка. Інтегрована з іншими продуктами MS Office (Word, Excel, Visio). Для вітчизняного підприємця це оптимальний вибір по співвідношенню ціна-результат. Відмінно аналізує бізнес процес. Виробництво можна успішно оптимізувати завдяки отриманим на підставі програми результатами.

Технологія побудови бізнес-процесів

Найчастіше на сьогоднішній день зустрічається інтеграція автоматичного і ручного методу побудови схеми «Бізнес-процес». Аналіз бізнес-процесів в такому випадку проводиться в два етапи: перший з допомогою отриманих результатів на комп'ютері, другий – вручну керуючим. Розглянемо два основних підходи до побудови графіків і схем. В даному випадку технологія бізнес-процесів буде будуватися за допомогою таких методів:

DFD (Data flow diagramming).

WFD (Work Flow Diagram).

Перший метод DFD передбачає складання діаграми потоків даних. До їх складу входять: деталізація робіт процесу, відповідальні співробітники, необхідна документація. Така побудова дає повне уявлення про діяльність фірми, її оточуючих вхідних і вихідних даних, всіх елементах виробничого процесу і зв'язках між ними. Даний підхід дозволяє виділити вільні (зайві) бізнес-процеси, які знижують ефективність результату і можуть бути оптимізовані різними способами. WFD – діаграми потоків робіт, які описують бізнес-процеси нижнього рівня. Розвиток бізнесу може суттєво змінитися, якщо знати не тільки вертикальну ієрархію дій, але і горизонтальну. Що це означає? Якщо подивитися наочно, то WFD-діаграми являють собою сітку тимчасових рамок, кожна графа якій відповідає за той чи інший процес. Припустимо, поставка товару триває два дні – на графіку відмічається початок і закінчення процесу. Потім настає подія розкладки товару в торговому залі, і цей процес почнеться тільки після того, як закінчиться постачання. Дані послідовно наносяться на графік. Події, операції та дії можуть переплітатися, якщо виконуються одночасно. Починати розвиток бізнесу на ранніх етапах зручно саме таким способом, визначаючи, скільки часу необхідно на повний виробничий цикл.

Висновки

Для маленького чи великого, нового чи старого підприємства, потрібно розуміння того, що таке бізнес-процес. На будь-якій стадії життєвого циклу фірми оптимізація виробництва може істотно вплинути на подальший розвиток. Адже головна мета існування будь-якої організації на сьогоднішній день - задоволення потреб споживача. І якщо клієнт буде задоволений, він буде приносити прибуток. Залежність тут прямо пропорційна. Чим вище рівень задоволення споживача, тим вище прибуток фірми. А досягти цього можна лише шляхом аналізу і подальшої зміни процесу всередині підприємства.