Як і навіщо користуватися функцією друк в PDF?

Пам'ятаєте, коли ви в останній раз шукали паперовий документ? Замість того, щоб переглядати папки та підшивки, набагато швидше можна знайти необхідний файл у комп'ютері. Документи в електронному вигляді мають одна величезна перевага порівняно з паперовими: доступ до інформації, яка вам потрібна в даний момент, можна отримати протягом декількох секунд. Величезна частина відомостей, які є в Інтернеті, і які ми хотіли б зберегти, мають тільки варіант для друку (веб-сторінки, дані, що підтверджують реєстрацію або купівлю).

Переваги перед фізичними носіями

Буває, звичайно, зручніше читати паперові документи в дорозі або перед зустріччю. Однак найчастіше друк в PDF дозволяє зекономити і час, і кошти, і картриджі. Крім того, таким чином можна створити резервну копію будь-якої інформації, уникаючи при цьому непотрібних паперів та безладдя в офісі. А якщо ми збережемо дані "в хмарі" або на віддаленому сервері, доступ до них можна буде отримати в будь-який момент з будь-якого комп'ютера. Все частіше багато великі компанії ратують за збереження папери, за збереження навколишнього середовища. Вони закликають нас не роздруковувати документи на фізичних носіях. Доступ до рахунками-фактурами, договорами, квитанціями та іншим важливим відомостями можна отримати за допомогою Інтернету. Можна відправити потрібний документ по електронній пошті, зараз все більше фірм визнає такий обмін кореспонденцією.

Як виконати друк у файл PDF?

Щоб використовувати цю опцію, не потрібно купувати дороге програмне забезпечення.
На MacOSX просто перейдіть в меню Файл> Друк і натисніть відповідну кнопку, виберіть "Зберегти як PDF". Для Windows потрібно встановити невелику програму, яка з'явиться в системі як новий принтер. При виборі іконки "Друк в PDF файл можна зберегти на диск, вказавши шлях. У Windows 8 все на перший погляд здається трохи складніше. Ця версія операційки містить у собі аплет Java, який дозволяє переглядати відповідні файли, але щоб виконати друк в PDF, доведеться пошукати налаштування. Єдиний бар (панель), яку ми бачимо, являє собою смугу з декількома опціями в нижній частині. Але там немає значка "Друк в PDF". Проте вихід є і тут. Просто наведіть вказівник миші у правий кут екрана, де з'явиться панель Windows 8 а потім виберіть "Принтери". Після вибору пристрою з'явиться можливість роздрукувати наш документ.

Як конвертувати дані в PDF

Ця абревіатура означає Portable Document Format. Тип файлу був розроблений компанією Adobe для полегшення обміну документами. В даний час існує багато безкоштовних додатків для створення файлів у форматі PDF. Такий документ можна захистити від редагування, а можна перевідкрити за допомогою спеціальної програми та вносити зміни в Word. У багатьох браузерах також є ця функція. Особливо друк в PDF-файл може стати в нагоді тим, чия робота або наукові інтереси тісно пов'язані з різними сайтами. Потрапивши на потрібну сторінку, ми можемо, звичайно, скопіювати інформацію в текстовий редактор, у блокнот. Можемо також додати сайт до вибранного. Але з не залежних від нас і від власника сторінки причин доступ до інформації через деякий час може бути закритий. Зате з допомогою функції "Друк в PDF прямо з рівня браузера (в Chrome в налаштуваннях - іконка з трьома смужками - є така опція, потрібно тільки вказати замість принтера відповідний шлях) ми можемо зберегти необхідну інформацію. Крім того, автоматично записується дата входу на сайт, що може бути особливо корисним, наприклад при посиланнях і цитування.