Заповнення трудових книжок: основні правила, важливі особливості, зразки

Трудова книжка вважається значущим документом для кожного офіційно працюючої людини. У ній фіксуються всі місця роботи, дати звільнення, а також різні нагороди та інші важливі відомості. Тому цей документ повинен правильно оформлятися роботодавцем. Заповнення трудових книжок повинно здійснюватися на підставі відповідних наказів. Якщо будуть порушені основні вимоги даного процесу, то це в майбутньому може стати причиною виникнення різних проблем з оформленням трудової пенсії або використанням документа для інших цілей.

Призначення документа

Трудові книжки є обов'язковими документами для кожної людини, що бажає працювати на офіційній основі. Заповнення трудових книжок потрібно з різних причин:

фіксуються різні зміни в кар'єрі спеціаліста, наприклад, прийом на роботу, звільнення з місця працевлаштування, переведення на іншу посаду, різні нагородження або отримання додаткового освіти, підвищення кваліфікації або інші значущі події;

за рахунок цього документа забезпечується підтвердження трудового стажу;

людина при влаштуванні на іншу роботу обов'язково представляє даний документ потенційному роботодавцеві, який може оцінити, який досвід і кваліфікація громадянина.

Багато молоді люди недбало ставляться до цього документа, але буквально через кілька років вони починають усвідомлювати його цінність. Не рекомендується заводити при кожному працевлаштуванні нову книжку або користуватися кількома документами. Якщо влаштовується на роботу громадянин вперше, то роботодавець заповнює першу сторінку документа. Інформація, що вноситься в книжку, повинна перевірятися самим громадянином, так як не допускається наявність в ній помилок.

Законодавче регулювання

Кожен роботодавець, вносить які-небудь відомості в особисту документацію працівника, повинен враховувати різні положення законодавства. Правила заповнення трудової книжки перераховуються в декількох нормативних актах:

ТК містить кілька пунктів, які мають відношення до цього документу, причому тут прописується поняття трудової книжки, правила її оформлення, ведення і зберігання на будь-якому підприємстві.

Кпап передбачає відповідальність керівників компаній, яка застосовується при неправильному веденні або заповненні особистої документації працівників.

ПП № 255 включає зразок трудової книжки, правила її заповнення і зміст вкладиша, а також прописуються норми, на підставі яких потрібно зберігати в компанії документ.

ПП № 69 являє собою інструкцію для роботодавців, яка дозволяє грамотно заповнити документ, виправити допущені помилки, зробити правильно завірену копію або виконати інші дії.

Тому кожен роботодавець при заповненні документа повинен враховувати вимоги законодавства. Якщо він не володіє потрібними навичками і знаннями, то їм може видаватися наказ, на підставі якого відповідальність за ведення особистої документації працівників перекладається на найманого фахівця.

Які обліковуються правила?

При внесенні будь-яких відомостей у цей документ повинні враховуватися численні вимоги законодавства. Найбільш часто вимагається заповнення трудової книжки при прийомі на роботу або при звільненні. Також нерідко необхідно внести відомості про нагороди або переведенні на нову посаду.
Перед внесенням відомостей рекомендується спочатку добре вивчити зразок заповнення трудової книжки при прийомі на роботу. При заповненні документа враховуються правила:

вся інформація вноситься виключно на російською мовою;

виконується процес стандартної ручкою, володіє чорним, синім або фіолетовим кольором;

не допускається наявність різних скорочень;

вписуються лише арабські цифри;

усі записи мають бути пронумеровані, для чого використовується наскрізний тип, але при цьому деякі відомості є винятком, наприклад, інформація про роботодавця не вимагає нумерації.

При заповненні вкладиша застосовуються аналогічні правила. Зразок заповнення трудової книжки можна переглянути далі.

Які дані вносяться про працівника?

При первинному оформленні цього документа вноситься численна інформація про власника. Заповнення трудових книжок вимагає наявності даних:

ПІБ громадянина, причому дані повинні співпадати з відомостями з паспорта;

дата народження;

інформація про наявний освіту, причому вона переписується з атестата або диплома;

вказується спеціальність громадянина в називному відмінку.

При первісному внесення відомостей власник повинен переконатися, що всі дані є вірними. Він ставить підпис на документі. Повинна бути вказана дата заповнення документації. Якщо змінюються особисті дані громадянина, наприклад, він змінює прізвище, то треба закреслити тонкою лінією старий текст, після чого вносяться нові дані зверху.

Які вносяться відомості про роботодавця?

Обов'язково повинна вказуватися інформація про наймача. Тільки при наявності потрібних відомостей буде володіти юридичною силою трудова книжка. Зразок заповнення прийому на роботу простий. Відомості про роботодавця вносяться у формі заголовка, причому розташовуватися вони повинні перед записами про роботу громадянина. Цим даним не треба присвоювати порядковий номер.

Треба вписувати як повна, так і скорочена назва підприємства. Якщо компанія змінює назву або ж виконується процедура реорганізації, то відповідні відомості повинні вноситися в трудові книжки працівників. При цьому важливо посилатися на офіційні папери, на підставі яких реалізуються зміни.

Як створюється запис?

Зробити запис насправді досить просто. Необхідність у цьому може виникати з різних підстав:

прийом громадянина на роботу;

заповнення трудової книжки при звільненні вимагає посилання на статтю або ж вказівка, що людина самостійно змінити місце працевлаштування;

внесення відомостей про військовій службі;

зазначається, що громадянин отримав на роботі яке-небудь винагороду;

прописуються серйозні дисциплінарні стягнення;

повинні зазначатися відомості про всі зміни в трудовій діяльності працівника підприємства;

зазначаються дані про відновлення людини в посаді;

прописуються всі періоди, які не включаються в безперервний стаж.

Сама запис представлена даними, що вносяться після рядка з інформацією про роботодавця. Досить легко розібратися в цьому процесі, якщо вивчити зразок заповнення прийому на роботу. При внесенні відомостей враховуються вимоги:

графа 1 представлена номером запису, причому обов'язково використовується наскрізний порядок;

друга графа призначена для зазначення дати, коли вноситься запис, для чого потрібно користуватися арабськими цифрами;

третя графа представлена інформацією про те, що громадянин був прийнятий на роботу, переведений на іншу посаду або звільнений, причому всі відомості повинні вписуватися без скорочень;

графа 4 призначається для внесення відомостей про дату складання тексту, а також про номер наказу чи розпорядження керівника, на яке посилається запис.

Таким чином, якщо розібратися в тому, яке призначення кожної графи, то не виникне труднощів із заповненням документації.

Як вноситься запис про прийом на роботу?

В момент оформлення людини в компанію потрібен вносити інформацію в його трудову книжку про факт працевлаштування. Зразок заповнення трудової книжки вказує на те, що має бути посилання на наказ, на підставі якого приймається громадянин у фірму.
Цей запис має містити відомості:

найменування структурного підрозділу компанії, куди влаштовується спеціаліст;

посаду, яку він буде займати;

реквізити наказу, необхідної для працевлаштування.

В якості основи може виступати не тільки наказу, а й інший офіційний документ. Не потрібно вписувати відомості про проходження випробувального терміну або про те, який характер роботи. Якщо планується, що новий працівник буде працювати вахтовим методом, то неодмінно даний факт прописується в його трудовій книжці. Перед внесенням запису необхідно переконатися, що наявний запис про звільнення людини з попереднього місця роботи. Якщо робота буде виконуватися за сумісництвом, то цей факт може вказуватися за бажанням працівника. За таких умов поряд зі словом «прийнятий» слід прописати, що людина буде працювати сумісником. Якщо планується дистанційна робота, то запис є стандартною, тому не потрібно вказувати характер роботи спеціаліста.

Як прописуються зміни в роботі?

Неодмінно фіксується в документі, якщо людина переводиться на нову посаду або в інший структурний підрозділ компанії. Якщо змінюється посаду фахівця в штатному розкладі, то доведеться зміни внести в трудову книжку. Також коригування потрібні, якщо змінюється кваліфікація або розряд працівника. Не потрібно фіксувати поєднання декількох посад або збільшення обсягу роботи.

Як вноситься запис про винагороди?

Якщо співробітник заохочується на роботу з допомогою винагороди, то це зазначається в трудовій книжці. Сюди відноситься не тільки отримання нагород, але і присвоєння унікального звання, отримання грамоти або нагрудного знака, а також інші нагороди, які зазвичай перераховуються в статутної документації компанії. Приклад заповнення трудової книжки при отриманні нагороди наводиться нижче.

Як створюється запис при звільненні громадянина?

Інформація про звільнення людини залежить від причини припинення трудової діяльності. Тому в різних ситуаціях будуть значно відрізнятися правила заповнення трудової книжки. За власним бажанням громадяни звільняються найбільш часто, що і вказується в документі. Додатково може наводитися інформація про те, що звільнений громадянин на загальних підставах, з ініціативи роботодавця, за статтею ТК або з інших причин. Відомості вносяться тільки після того, як буде видано відповідний наказ про звільнення, так як в трудовій книжці має бути посилання на цей документ. Додатково повинні зазначатися дані з особистої картки працівника. Якщо людина звільняється з керівної посади, то додатково доведеться вказати посилання на документ, на підставі якого припиняється робота спеціаліста в якості керівника. Видається трудова книжка в останній день роботи громадянина в компанії.

Як фіксується відновлення в посаді?

Нерідкими є ситуації, коли роботодавці самі порушують вимоги ТК. Вони можуть звільнити людину без вагомих підстав. При таких умовах фахівець може звернутися до трудової інспекції зі скаргою або до суду з позовом. На підставі рішення суду громадянин може бути поновлений за місцем роботи. Дана інформація повинна вказуватися в трудовій книжці. Так як в документі вже є відомості про звільнення, то спочатку слід знову прописати дані про компанії, а після цього проводиться анулювання запису про звільнення. Роботодавці можуть оскаржити рішення суду, тому знову звільняють громадянина. При таких умовах стандартно вносяться дані про звільнення фахівця.

Як виправляються помилки?

Якщо при заповненні трудових книжок допускаються помилки, то важливо знати, як їх виправити. Для цього враховуються вимоги:

не допускається користуватися коректорами;

невірні дані закреслюються тонкою межею, після чого поряд вноситься достовірна інформація;

якщо відсутні підписи і печатки, то такий документ вважається недійсним, тому доведеться громадянинові звертатися до минулого роботодавцям для отримання потрібних реквізитів;

закреслювати інформацію можна тільки на титульному аркуші, а в інших частинах документа доведеться робити скасовує запис, заверяемую відповідальними особами.

Якщо потрібно зробити копію, то вона повинна бути правильно завірена печаткою та підписом керівника або відповідальної особи. Зразок такого документа розміщений нижче.

Висновок

Кожен роботодавець повинен розбиратися в правилах внесення записів в трудові книжки працівників. Якщо керівником підприємства порушуються різні вимоги, то це призводить до того, що він притягується до адміністративної відповідальності. Якщо вносяться помилкові дані, то важливо грамотно їх виправити. Доводиться вносити інформацію не лише про прийняття на роботу або про звільнення людини, але і про вручення йому різних нагород чи переведення на іншу посаду. Від правильності ведення документації залежить легкість використання книжки для різних цілей.