•  – Викрійка зайця-тільди в натуральну величину: особливості побудови, рекомендації та цікаві ідеї 
  •  – Як зробити Діда Мороза своїми руками: фото, матеріали, цікаві ідеї 
  •  – Габіони своїми руками: покрокова інструкція з фото, особливості та рекомендації 
  •  – Саморобка "Заєць" з капусти: майстер-клас, корисні поради для спільної творчості з дітьми 

Ведення кадрового діловодства від А до Я

Організація та ведення кадрового діловодства - прямий обов'язок працівників служби персоналу. У ситуаціях створення нової організації, перетворення старої чи інших варіантів реорганізації, керівництву та відділу кадрів треба знати основні моменти роботи: навчання та пошук співробітників, прийом, переведення і звільнення персоналу, а також правила архівного, так і оперативного зберігання документів.
Ведення кадрового діловодства від А до Я

Грамотна організація кадрового діловодства як основа стабільності фірми

У будь-якій організації, незалежно від форми власності, є персонал. Він відрізняється за складом і чисельністю, по виконуваних функцій і рівня кваліфікації. Завдання відділу кадрів - зробити так, щоб всі питання і проблеми, пов'язані з працівниками підприємства, вирішувалися максимально оперативно і грамотно.
Стабільна робота організації безпосередньо залежить від її співробітників. Найперше завдання служби персоналу – грамотний і своєчасний підбір працівників, ведення кадрового діловодства у відповідності з законом і своєчасна здача документів в архів. Це основа стабільної роботи будь-якого підприємства.
Ведення кадрового діловодства від А до Я

Підготовка персоналу для роботи з кадрами

Інструкція з кадрового діловодства чітко вказує на необхідність мати професійну підготовку фахівців з персоналу. Однак на практиці часто виникає проблема з підготовкою працівників потрібного профілю. Вищі та середньо-спеціальні навчальні заклади не випускають фахівців настільки вузької кваліфікації, як «кадрове діловодство». Навчання зазвичай відбувається вже на місці або на профільних курсах. Також можлива підготовка співробітника безпосередньо на робочому місці методом наставництва.
Кадрове діловодство навчання фахівців передбачає наступними способами:
  • перенавчання на базі другої вищої освіти;
  • отримання вищої освіти суміжного профілю, наприклад, «документознавство», «юриспруденція», «управління персоналом», «захист інформації»;
  • навчання на спеціалізованих довгострокових курсах (не менше трьох місяців), з подальшою здачею іспиту;
  • практична робота з подальшим регулярним підвищенням кваліфікації.
  • Нормативні документи, що регламентують роботу кадрових служб

    Діяльність відділу персоналу і загальна організація кадрового діловодства дуже сильно залежить від чинного законодавства та внутрішніх регламентуючих документів. Ця особливість пов'язана з нюансами роботи з великою кількістю персональних документів, які часто є конфіденційними.
    Ведення кадрового діловодства від А до Я
    Діловодство в кадровій службі регламентується наступними актами:
  • Конституція, Цивільний і Трудовий кодекси, а також частково Кримінального та Сімейного;
  • законодавчі акти з профілем організації в питаннях, що стосуються роботи з персоналом;
  • нормативні акти місцевого значення;
  • різні класифікатори, правила та інструкції федерального рівня;
  • внутрішні нормативні документи, наприклад, інструкція з кадрового діловодства;
  • накази та розпорядження керівництва.
  • Працівники служби персоналу зобов'язані неухильно дотримуватися приписи нормативних актів і насамперед Трудового кодексу.

    Пошук і документальне оформлення співробітників

    Ведення кадрового діловодства починається з пошуку та оформлення персоналу. Насамперед, необхідно визначитися з варіантами знаходження нових співробітників. Серед них особливо виділяються наступні:
  • агентства і бюро по працевлаштуванню;
  • державна служба зайнятості;
  • ярмарки вакансій;
  • навчальні заклади;
  • дошки оголошень про посади і резюме на різних ресурсах;
  • інші організації;
  • знайомі і друзі.
  • Всі варіанти пошуку співробітників мають свої достоїнства і недоліки, працівник відділу персоналу повинен максимально використовувати всі можливості, щоб закрити вакансію. Коли претендент знайдений, з ним проводиться співбесіда. Бажано, щоб його хід фіксувався документально: так легше прийняти виважене рішення про найм або відмову. В останньому випадку особи письмово повідомляють про причини протягом п'яти робочих днів. Якщо претендент підходить на вакантну посаду, то його слід зарахувати. З цього починається оформлення кадрової документації на конкретного співробітника.
    Ведення кадрового діловодства від А до Я
    Етапи оформлення прийому на роботу:
  • укладення трудового контракту;
  • видання наказу про прийняття;
  • внесення запису в трудову книжку нового співробітника або її заклад;
  • оформлення особової картки;
  • якщо в організації прийнято – заклад особистого справи;
  • ознайомлення та підписання працівником внутрішніх нормативних документів та інструкцій.
  • Облікова документація по персоналу (особові картки, штатний розклад)

    Ведення кадрового діловодства передбачає обов'язкове оформлення облікової документації, зокрема, штатного розпису та особових карток. Ці документи є обов'язковими для організацій всіх форм власності. Штатний розпис і чисельність повинна бути актуальною і відповідати потребам організації. До нього вносять найменування всіх посад, кількість ставок із зазначенням вакансій на даний період. Особисті картки – це уніфіковані документи, що містять в собі короткі дані про трудову діяльність працівника і персональну інформацію. Вони підлягають суворому обліку і спеціальних умов зберігання, у місцях, запобігають їх псування і розкрадання.

    Накази по особовому складу, відмінності і особливості оформлення

    Загальне діловодство в кадровій роботі в основному виражається в наказах і розпорядженнях керівництва. Ці документи можуть стосуватися як окремих співробітників, так і всього персоналу в цілому. Вони відрізняються по оформленню і особливостям введення в дію. Більшість наказів і розпоряджень, що стосуються конкретних дій з працівником, мають уніфіковану форму. Вони підлягають обов'язковому узгодженню з усіма зацікавленими особами та ознайомленню співробітником під розписку. Копії кадрових розпоряджень зберігаються в особовій справі, а оригінали в окремих папках.

    Журнали з кадрового діловодства, правила оформлення і зберігання

    Для обліку руху документів діловодство в кадровій службі передбачає ведення спеціалізованих журналів. Це табличні документи багатосторінкового формату, найчастіше уніфіковані. Зазвичай їх заводять або у великих зошитах, або купують готові в спеціалізованих магазинах.
    Ведення кадрового діловодства від А до Я
    Види кадрових журналів:
  • реєстрації вхідної та вихідної документації, в тому числі листів;
  • реєстрації наказів;
  • реєстрації прибуття і вибуття працівників у службових відрядженнях;
  • реєстрації заяв, подань, повідомлень, посадових і службових записок;
  • реєстрації бланків трудових книжок, їх вкладишів;
  • книги обліку рухів різних кадрових документів і т. д.
  • Усі журнали повинні бути в обов'язковому порядку прошиті та опечатані, а аркуші пронумеровані. Зберігати їх слід окремо від всіх документів. Бажано в сейфі або спеціальному шафі.

    Особливості ведення та зберігання особових справ

    Ведення особових справ не є обов'язковим. Однак більшість організацій в тій чи іншій формі збирають документи співробітника. Звичайно, в одній папці робити це зручніше. Особиста справа – це комплекс документованих персональних відомостей про працівника, зібраних і сформованих у певному порядку. У нього можуть входити різні документи і копії:
  • копії наказів про працівника;
  • копії заяв;
  • копії документів, що засвідчують особу, що підтверджують кваліфікацію, освіту, пільги та сімейне положення;
  • анкета;
  • характеристики та відгуки;
  • довідки і т. д.
  • Особисті справи включають в себе персональну інформацію, вони повинні зберігатися в стороні від інших документів. Доступ до них дозволений тільки строго обмеженому колу посадових осіб. При звільненні персоналу, особові справи передаються на архівне зберігання.
    Ведення кадрового діловодства від А до Я

    Правила оформлення, зберігання і видачі трудових книжок, а також вкладишів

    Всі організації зобов'язані вести трудові книжки на свій персонал, виняток – працівники, прийняті за сумісництвом. При первинному прийомі роботодавець самостійно придбаває чисті бланки і робить в них перший запис. На титульний лист вносять відповідні дані про працівника. Згодом необхідно стежити за їх актуальністю і вчасно вносити зміни. На розворот основної частини вносять записи про трудовий і громадській діяльності працівника, його прийомі постійних переведеннях, звільнення. Всі записи нумеруються в загальному порядку та вносяться на підставі наказу. Запис про звільнення супроводжується відбитком печатки організації та підписом керівника. Записи в трудовій книжці робляться від руки, синьою кульковою ручкою, чітким і зрозумілим почерком. Уважно стежте за актуальністю та достовірністю внесених даних. Якщо необхідно виправити, то їх треба акуратно закреслити однією рискою і внести актуальну інформацію. Дана дія обов'язково підтверджується підписом керівника та печаткою. Зберігають трудові книжки окремо від інших документів, у сейфі. Заборонено видавати їх на руки працівникам чи третім особам без спеціальної постанови відповідальних органів.
    Ведення кадрового діловодства від А до Я

    Особливості оперативного та архівного зберігання кадрових документів

    Зберігання кадрових документів визначається їх особливою значущістю. Вони містять персональні дані є конфіденційними. Такі дані не підлягають несанкціонованого розголошення. В іншому випадку на працівників кадрової служби і керівника організації накладається штраф. Для організації правильного зберігання кадрових документів у службі кадрів бажано мати окреме приміщення. Вхід у нього повинен бути один і обов'язково обладнуватися металевими дверима з сигналізацією. Самі документи повинні зберігатися у металевих шафах або сейфах. Слід уникати доступу сонячного світла і пилу, а також перепаду температур і занадто великій вологості. Ці прості дії допоможуть зберегти персональні дані.
    Ведення кадрового діловодства від А до Я
    • Коментують
    • Сьогодні
    • Читають